Оптимизация бизнес-процессов

В компании среднего размера существует от нескольких сотен до нескольких тысяч различных процессов. На больших предприятиях их десятки тысячи. Когда ставится задача улучшить результаты деятельности компании, то необходимо выявить среди множества процессов именно те, которые являются "узким местом" или "слабым звеном" и фактически оказывают решающее влияние на результаты работы всей компании. Далеко не всегда проблемы находятся там, где они наиболее ярко проявляются. Например, источниками проблем неритмичной работы производства, срыва сроков выполнения заказов, снижения качества продукции часто является отсутствие порядка в процессах продаж. Беспорядочное формирование портфеля заказов, неоправданные обещания клиентам, отсутствие четких спецификаций на продукцию и форм договоров - все это приводит к хаотичной загрузке производства, которое в этих условиях не может работать ритмично.

Всегда существует ровно одно "слабое звено". После того как проблемный процесс обнаружен и проведены необходимые улучшения, "слабое звено" нужно искать в другом месте. Мастерство управления состоит в умении выявлять слабые звенья и прикладывать к ним оптимальные усилия для проведения улучшений. При этом использование минимальных ресурсов дает максимальную отдачу в виде улучшения результатов компании.

Консультанты iTeam владеют отточенными методиками анализа процессов, позволяющими выявлять проблемные места и определять последовательность проведения изменений.

Следующим важным моментом в проведении улучшений является определение уровня зрелости процессов. Если вы обнаружили "слабое звено", то нет необходимости укреплять его сверх меры, поскольку рядом с ним имеются другие звенья, не намного превосходящие его по прочности. Чрезмерное укрепление одного звена не приведет к повышению прочности цепи. Затраты на проведение улучшений себя не оправдают. Из этого следует важный вывод: улучшение процессов нужно проводить с учетом их уровня зрелости. При этом на каждом этапе улучшений, зрелость процессов повышается на 1-2 ступеньки. Всего мы выделяем 6 уровней зрелости процессов - от неопределенного процесса (нулевой уровень) до совершенствуемого процесса (пятый уровень). Подход к улучшениям, основанный на зрелости процессов позволяет получать максимальную отдачу от приложенных усилий.

Проект, направленный на оптимизацию процессов компании, включает стандартный набор этапов:

  • Анализ процессов, выявление ключевой проблемы (слабого звена),
  • Проектирование нового (усовершенствованного) процесса с учетом его уровня зрелости,
  • Разработка регламента процесса и инструкций для исполнителей,
  • Внедрение процесса: обучение исполнителей, консультационное сопровождение.
  • Мониторинг показателей процесса, оценка результатов, корректировка процесса по мере необходимости.

После этого все этапы могут повторяться столько раз, сколько потребуется для достижения необходимого результата. Если, например, целью оптимизации процессов компании является сокращение доли заказов с нарушениями сроков выполнения, то в первом цикле оптимизации может быть устранено первое слабое звено - порядок установления сроков выполнения заказов при заключении договоров с клиентами. Во втором цикле оптимизируется процесс согласования с клиентом технического задания, в третьем цикле - процесс управления выполнением заказов. В каждом цикле контролируется оптимизируемый параметр - сроки выполнения заказов.