Автоматизировано управление доходами и расходами в Группе компаний "Холмрок".

 

Автоматизировано управление доходами и расходами в Группе компаний "Холмрок"

Партнером компании Intersoft Lab (www.iso.ru) - ЗАО "Компания ПрофИТ" (www.profit-co.ru) успешно завершено внедрение бюджетного управления и системы оперативного анализа данных управленческого учета в группе компаний "Холмрок" (www.holmrock.ru). Работы по проекту были начаты в марте 2005 года. В качестве базовой платформы для реализации решения было использовано программное обеспечение компании Intersoft Lab: комплексная BPM-система "Контур Корпорация. Бюджет холдинга" на основе финансового Хранилища данных и Аналитическая платформа "Контур".

Группа компаний "Холмрок" (г. Калининград) имеет диверсифицированный бизнес: занимается, в частности, оптовой и розничной продажей компьютерной техники, комплектующих, периферийного и сетевого оборудования, расходных материалов, офисной оргтехники и канцелярских товаров, офисной мебели, оказывает услуги по сервисному и техническому обслуживанию техники, услуги по проектированию и монтажу слаботочных систем, занимается производством и реализацией бумажной продукции.

Целью проекта ставилось повышение эффективности управления доходами и расходами, денежными средствами и стоимостью группы компаний за счет внедрения комплексной Системы бюджетирования, обеспечение оперативного контроля деятельности подразделений распределенной организации с помощью автоматизированной Системы оперативного анализа.

Согласно договору, "Компания ПрофИТ" обеспечила поставку финансового Хранилища данных "Контур Корпорация" и приложения "Бюджет холдинга" для автоматизации бюджетного управления группы компаний, а также продуктов Аналитической платформы "Контур" для построения системы оперативной отчетности и анализа.

Для организации и управления проектом была сформирована проектная группа из специалистов заказчика и исполнителя под руководством генерального директора группы компаний "Холмрок". Работы по реализации проекта были начаты в марте 2005 года и выполнялись поэтапно. В первую очередь был проведен полный анализ деятельности предприятия. Представители заказчика сформулировали бизнес-требования, а консультанты "Компании ПрофИТ" - концепцию и методологию решения, а также требования к интеграции нового программного обеспечения в существующую ИТ-структуру организации.

Для описания бюджетной модели ГК "Холмрок" консультанты "Компании ПрофИТ" разработали Положение об управленческой учетной политике, Положение о бюджетной структуре, Положение о финансовом анализе, Регламент планирования, контроля и анализа бюджета, Положение о финансовой структуре. Затем в центральном офисе Группы было установлено и настроено финансовое Хранилище данных "Контур Корпорация". В построенное Хранилище данных поступает информация о плановых бюджетных показателях и их выполнении. Плановые показатели, согласно принятой технологии, вводятся сотрудниками подразделений Группы в специальные Excel-шаблоны. На их основании формируется xml-файл для последующей загрузки в единое Хранилище. Планирование сводного бюджета выполняется в двух вариантах: индикативное (годовое) и оперативное планирование. Данные о фактическом исполнении бюджетов поступают в Хранилище ежедневно из учетных систем 1С, установленных в центральном офисе и подразделениях организации.

На основании консолидированных данных с помощью технологии OLAP строится система оперативного контроля деятельности Группы и анализа данных управленческого учета. Базой для построения системы служат продукты Аналитической платформы "Контур": "Контур Генератор кубов" ежедневно обеспечивает генерацию OLAP-кубов на основе данных управленческого учета, собранных в центральном Хранилище данных; "Контур Дизайнер кубов" генерирует OLAP-кубы на основе шаблонов, описанных в системе. Каждый шаблон реализует согласованный с заказчиком аналитический разрез управленческих данных для анализа себестоимости, рентабельности, маржинального дохода, объемов реализации в разрезе дат, типов операций, подразделений, клиентов, товаров, контрагентов и др. В результате менеджеры направлений и руководители Группы получают актуальные управленческие OLAP-отчеты, которые позволяют определить, в частности, наиболее эффективные каналы сбыта, выгодные места отгрузки, агентов и клиентов, приносящих наибольший доход. Кроме этого, дают возможность анализировать поступления (закупки по поставщикам), отрицательную рентабельность с детализацией по расходным документам и партиям товара и т.д. Отчеты формируются отдельно по Группе Компаний и по каждому ЦФО.

Для быстрого доступа к данным, подготовки "план-факт" отчетов и сводных бюджетных планов холдинга организовано 9 рабочих мест для руководителей Группы. На рабочих местах установлена программа "Контур OLAPBrowser". Настройка доступа к отчетам произведена в соответствии с ролью и правом доступа пользователя. Для перевода Системы оперативного анализа в промышленную эксплуатацию специалисты "ПрофИТ" провели обучение сотрудников заказчика работе с инструментами OLAP.

Внедрение автоматизированной Системы бюджетного управления в Группе"Холмрок" обеспечило руководство компании полной и актуальной информацией о деятельности компании во всех необходимых разрезах. Стала возможна консолидация по заданным правилам данных оперативного, бухгалтерского, управленческого учета и оперативный доступ к консолидированным данным. Пользователи системы имеют возможность оперативного выпуска интерактивных отчетов по собранным данным и их многостороннего анализа. В результате руководство Компании может осуществлять контроль и определять эффективность деятельности подразделений компании (ЦФО). Руководители ЦФО получили возможность оперативного анализа деятельности отделов продаж и закупок, оценки эффективности деятельности розничных магазинов и торговых агентов. Результаты, полученные в Системе оперативного анализа данных за прошедшие периоды, позволили руководству и руководителям ЦФО более обоснованно сформировать бюджеты продаж и закупок на 2006 год.

Первоначально завершение проекта в ГК "Холмрок" планировалось на июль 2005 года, однако в процессе выполнения договора объем работ по желанию заказчика был расширен. В систему бюджетирования и оперативного анализа были добавлены дополнительные аналитические разрезы, в частности, каналы сбыта, места отгрузки, что потребовало изменения существующей конфигурации 1С, поскольку эти данные в явном виде отсутствовали в учетной системе. Это позволило расширить состав управленческих отчетов на рабочих местах руководителей Группы в системе оперативного анализа.