Кадровый документооборот в стиле OTIS: движение строго по вертикали.

 

Кадровый документооборот в стиле OTIS: движение строго по вертикали

В российском представительстве OTIS в тестовую эксплуатацию запущена система кадрового документооборота на базе SharePoint Portal Server 2003. Проект выполнен  компанией ЭпикРус.

Почти треть всех продаж на мировом рынке лифтового оборудования приходится сегодня на продукцию OTIS. Производственные мощности этой компании расположены и в Америке, и в Европе, и в Азии,  и в России. А общее число сотрудников OTIS превышает 60 тысяч человек. Из них три тысячи -  только в российском представительстве.

Для территориально распределенных компаний, и тем более столь масштабных как OTIS, всегда особенно остро стоят два вопроса: построение корпоративной структуры  предприятия - в целом и дистанционное управление персоналом - в частности. Здесь и возникает необходимость в системе, упрощающей сложный документооборот внутри холдинга и позволяющей максимально четко разделять полномочия и степень ответственности между сотрудниками; точно определять функциональные обязанности каждого из них; осуществлять профессиональный контроль и т.д. Такая система кадрового документооборота на базе SharePoint Portal Server 2003 и была разработана специалистами ЭпикРус для OTIS. 

Разработанный функционал обеспечивает продуктивность таких бизнес - процессов как

  • выполнение цепочки согласования найма новых сотрудников;
  • выполнение цепочки согласования перевода сотрудников на другие должности.

Система кадрового документооборота, внедренная специалистами ЭпикРус, позволяет

  • формализовать каждый запрос в соответствии с единым стандартом  оформления;
  • изначально определять и разграничивать права доступа и роли пользователей;
  • задавать маршрутизацию согласования документа в соответствии с Политикой найма и перевода персонала компании OTIS;
  • формировать отчеты по всем произведенным запросам за определенный период времени и т.д.

Движение любого документа изначально задано строго по вертикали: от HR - менеджера конкретного подразделения до Генерального менеджера штаб - квартиры OTIS во Франции. При этом комментарии вышестоящих сотрудников недоступны для нижестоящих участников цепочки. Кроме того, инициатор запроса не может нарушить заранее определенную логику маршрутизации и направить пакет документов, минуя свое непосредственное руководство. Подобное упрощение и упорядочивание документооборота способно значительно повысить оперативность работы кадровой службы OTIS и снизить количество возможных ошибок. По результатам данного проекта планируется автоматизировать весь документооборот в российском представительстве OTIS.