Безбумажный документооборот в Строительной группе "Альянс".

 

Безбумажный документооборот в Строительной группе «Альянс»

Успешная эксплуатация системы электронного документооборота CompanyMedia в Строительной группе "Альянс" в течение двух лет позволяет ее представителям сегодня уверенно говорить о правильном выборе в пользу программного решения, разработанного компанией "ИнтерТраст".

Уже более 6 лет компания ООО "ДСК Альянс" представлена на рынке недвижимости в таких крупных городах Московской области, как: Химки, Королев, Пушкино, Мытищи, а также городах Муром и Ковров Владимирской области. Компания выступает в качестве агента по привлечению инвестиций в строительство жилых домов, оказывает услуги юридическим и физическим лицам по представительству их интересов по вопросам подготовки технических паспортов на объекты недвижимости, а также по всем вопросам, связанным с осуществлением государственной регистрации их права собственности на объекты недвижимости.

Это крупная, динамично развивающаяся компания, тесно сотрудничающая с более чем 60 предприятиями. Документооборот - один из наиболее важных деловых процессов в группе, поскольку представляет собой инструмент взаимодействия, связующее звено между сотрудниками СГ "Альянс" и клиентами, партнерами и поставщиками организации.

В 2005 году руководство группы приняло решение усовершенствовать систему коммуникации и создать единое информационное пространство для принятия необходимых управленческих решений на базе системы электронного документооборота (СЭД).

В результате тщательного анализа представленных на российском рынке решений выбор был сделан в пользу разработанной компанией "ИнтерТраст" СЭД CompanyMedia как наиболее подходящего продукта. В частности, система имеет модульную структуру: наличие в ее составе нескольких самостоятельных, но взаимосвязанных систем позволяет выбрать оптимальную конфигурацию в зависимости от стоящих задач. Немаловажным при выборе явилось такое свойство CompanyMedia, как устойчивая и надежная работа в условиях сложной организационной территориально-распределенной структуры (несколько офисов, расположенных в разных городах), что позволяет также подключить к работе с ней сотрудников компаний-партнеров.

На данный момент системы линейки CompanyMedia ("CompanyMedia-Портал", "CompanyMedia-Делопроизводство") успешно функционируют в головной организации - ООО "ДСК Альянс".

Внедрение CompanyMedia позволило решить следующие задачи:

  • создать единую информационно-справочную документальную базу для хранения необходимой информации (с разграниченным доступом к ней), на основе которой принимаются важные управленческие решения;
  • за счет подключения к работе в системе CompanyMedia всех сотрудников компании, работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, повысить прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускорить информационные потоки, что в целом позволило повысить управляемость компании;
  • исключить потери документов, серьезно упростить и ускорить поиск необходимой информации;
  • автоматизировать создание, согласование и утверждение внутренних, исходящих и организационно-распорядительных документов;
  • за счет реализованной в системе возможности ставить исполнение документов и поручений на контроль, т.е. определять, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможности отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т.д.) упростить получение информации о текущем состоянии документов, повысить исполнительскую дисциплину.

Олег Дмитриевич Гонихин, заместитель генерального директора по автоматизации СГ "Альянс", отметил: "За счет внедрения CompanyMedia мы получили эффективный механизм для организации оперативной работы с документами. При этом был налажен контроль за выполнением поставленных задач, реализована возможность обмена информацией в режиме реального времени. В ближайшее время мы будем самостоятельно внедрять CompanyMedia в других подразделениях и офисах компании".