Ведение делопроизводства и управление документооборотом в ООО "Дуглас Консалтинг" стало автоматизированным.

 

Ведение делопроизводства и управление документооборотом в ООО "Дуглас Консалтинг" стало автоматизированным

УК "Дуглас Консалтинг" автоматизировала делопроизводство и документооборот в головном офисе и некоторых дочерних компаниях, внедрив систему электронного документооборота CompanyMedia.

Группа компаний, возглавляемых УК  "Дуглас Консалтинг", насчитывает более 37 компаний. Сфера их интересов весьма разнообразна: строительство, транспортные услуги, гостинично-ресторанный бизнес, поставка нефтепродуктов и др.

Усложнение в 2005 году организационной структуры "Дуглас Консалтинг" в связи с увеличением числа новых дочерних компаний привело к увеличению количества документов. Возникла необходимость в организации более эффективного ведения делопроизводства и документооборота, обеспечении оперативного контроля прохождения документов и их исполнения. Требовалась автоматизация данных процессов. Причем система автоматизации должна была быть масштабируемой, гибкой, способной работать в территориально-распределенной среде: не только в головном офисе, но и филиалах.

В качестве программного решения для реализации поставленной задачи была выбрана разработанная ЗАО "Компания "ИнтерТраст" система электронного документооборота "CompanyMedia-Делопроизводство", с помощью которой можно автоматизировать широкий спектр процессов: ведение делопроизводства, документооборота, информационную поддержку бизнес-процессов.

Проект внедрения стартовал в конце 2005 года и включал несколько этапов: информационное обследование документооборота компании, обучение пользователей и технических специалистов работе с системой, конфигурация, установка, настройка системы, запуск ее в опытную, а затем промышленную эксплуатацию. Все работы выполнялись совместно сотрудниками ИнтерТраст и специалистами "Дуглас Консалтинг". Проектная группа, включавшая представителей заказчика и исполнителя, насчитывала 10 человек.

Для обеспечения надежного функционирования системы, а также возможности самостоятельной ее доработки преподаватели Центра обучения и тестирования компании "ИнтерТраст" обучили ИТ-специалистов "Дуглас Консалтинг" не только администрированию, но и основам программирования CompanyMedia (система поставляется с открытым кодом). Ольга Подолина, консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений компании "ИнтерТраст", подчеркнула: "Сегодня возможности дальнейшего развития системы - в руках специалистов Дуглас Консалтинг. При необходимости сложных доработок им всегда придут на помощь разработчики Центра заказных разработок нашей компании".

Изначально, на пилотном этапе, с помощью "CompanyMedia-Делопроизводство" было автоматизировано 20 рабочих мест в головном офисе компании. На сегодняшний день в системе работает более 80 сотрудников службы документационного обеспечения управления, руководителей и менеджеров ООО "Дуглас Консалтинг" и некоторых его дочерних компаний.

В системе "CompanyMedia-Делопроизводство" осуществляются такие работы, как: прием, учет, регистрация, распределение входящей корреспонденции, контроль ее исполнения, создание внутренних, исходящих и организационно-распорядительных документов, согласование, направление их на подпись и регистрацию, контроль исполнения, формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, поиск документов по реквизитам и содержанию и др.

Эксплуатация "CompanyMedia-Делопроизводство" позволила исключить потерю документов (за счет их регистрации и учета), уменьшить время на их создание (используя шаблоны типовых документов), согласование (за счет согласования в электронном виде с сотрудниками, находящимися в других офисах компании), поиск (за счет структурированного хранения и возможности поиска по реквизитам и содержанию) и др. Контроль движения документов позволяет в любой момент времени узнать, у кого, на какой стадии работы находится документ. Схемы документооборота как внутри, так и между компаниями стали более четкими,

В 2007 году в эксплуатацию будет введена система "CompanyMedia-Договоры", автоматизирующая работу с договорами. Ее использование позволит сократить время на создание, согласование, подписание договоров, наладить оперативный контроль их исполнения, организовать структурированное их хранение.

Говоря о дальнейшем развитии системы, Бажкова Наталья, ведущий программист ООО "Дуглас Консалтинг", отмечает: "Успешная эксплуатация системы, высокие результаты ее использования позволяют говорить о дальнейшем масштабировании системы и установке ее во всех дочерних компаниях. Это позволит нам повысить управляемость дочерними компаниями, позволит наладить более эффективное их взаимодействие на основе единых бизнес-процессов, реализуемых в системе".