Внедрение системы информационного обеспечения торговой деятельности в компании "Koopman International Rus"

 

Внедрение системы информационного обеспечения торговой деятельности в компании "Koopman International Rus"

В компании "Koopman International Rus", осуществляющей оптовую торговлю непродовольственными товарами широкого потребления, внедрена эффективная система информационного обеспечения торговой деятельности.

Проект, реализованный специалистами "Antegra consulting", был разделен на три этапа:

Первый этап - анализ бизнес-процессов и текущего документооборота департаментов продаж и логистики.

В результате анализа специалистами "Antegra consulting" были выявлены области, требующие оптимизации и разработаны соответствующие рекомендации:

? Для оптимизации работы с базой договоров Заказчику была предложена разработка типовой формы договора, после чего распечатка договора будет занимать несколько секунд. Реквизиты клиента заносятся один раз в "клиентскую" карточку и подставляются в печатную форму автоматически.

? Для снижения риска потери каких-либо внешних файлов Заказчику был предложен механизм модификации пользователями договоров, для того чтобы в случае необходимости учесть пожелания пользователей, корректировать текст договора и сохранять измененный макет в карточке клиента. Все подписанные договоры, типовые, модифицированные, по формам клиентов, можно будет сканировать и сохранять в программе в карточке клиента. Таким образом, вся информация, договорные документы, реквизиты, информация о продажах будет храниться в одной системе и пользователь может в любой момент к ней обратиться.

? Для сокращения временных затрат на управление документацией все шаблоны документов, регламентирующие отношения с покупателями, печатные формы которых не меняются или меняются незначительно, рекомендуется хранить в информационной системе для автоматической подготовки и разработать методологию по их хранению.

? Для минимизации риска возникновения ошибок в документах реализации при доставке товаров Заказчику в несколько этапов рекомендовано автоматизировать загрузку информации о заявке из файлов MS Excel в программу "1С:Управление Торговлей 8".

? Для решения проблемы согласования цен предложения для заказчика в случае сотрудничества с разными подразделениями одного заказчика предложено разработать механизм ведения учета предложений в разрезе подразделений и механизм хранения цены предложения для заказчика в целом. Если сотрудник все же введет цену отличную от зафиксированной, предупреждать его об этом и предлагать зафиксировать новую цену или оповестить ответственного за установку цен. Это позволит в дальнейшем избежать ошибок при подстановке цен в коммерческие предложения и значительно сократит затраты по формированию оферт.

? Для сокращения трудозатрат по выставлению счетов Клиентам, специалистами "Antegra consulting" предложено формировать печатную форму счета сразу с подписью и печатью в системе "1С:Управление торговлей 8". Для отправки сканированного варианта счета нет необходимости "живой" подписи и печати. Также возможно сразу формирование печатной формы в графическом формате, чтобы миновать процедурусканирования . В этом случае требуется механизм визирования и оповещение пользователей, чтобы распечатать счет после согласования с ответственным лицом/лицами.

? Для оптимизации процесса отгрузки товаров Заказчику предложено ввести в систему "1С:Управление торговлей 8" дополнительный документ "Отгрузки", заполняемого совместно отделом логистики и отделом продаж, в котором отображается текущее местонахождение товара. По этой информации отдел продаж может запланировать предполагаемую дату реализации, а так же по факту достижения грузом статуса "Получено" запустить бизнес-процесс реализации товара заказчику. Автоматизация данного бизнес-процесса и перенос его в единое информационное пространство позволит избежать потери и искажения информации при коммуникациях между отделами продаж и логистики, сократить время пребывания товаров на складах, распланировать даты отгрузок товара заказчикам.

Второй этап - на основании проведенного анализа и предложенных рекомендаций была построена оптимальная общая модель движения документов.

Третий этап - Внедрение разработанной модели движения документов в департаментах продаж и логистики на базе программного продукта "1С:Управление торговлей 8".

Результаты внедрения системы информационного обеспечения торговой деятельности компании "Koopman International Rus":

  1. повысилась скорость реакции на обращения клиентов;
  2. повысилось качество и контроль за доставкой товаров;
  3. повысилась лояльность существующих клиентов за счет возможности отслеживания всей истории взаимоотношений с клиентами, исключения потери заявок клиентов и предоставления корректной документации.