Финансы для чайников. Управление денежными средствами

Дмитрий Корнилин

Финансы для "чайников"

С утра я успел заехать в страховую компанию – продлил ОСАГО. 
Потом заскочил в автозапчасти – купил зимнюю резину. 
Днем пришлось поехать в сервис – скоро техобслуживание…
Как я успел бы все это без машины – не представляю?

Я знаю каратэ, айкидо, кунг-фу, джиу-джитсу …
 … и еще много очень страшных слов.

Наверное, интересно обсуждать профессиональные тонкости финансового учета, говорить умные слова про волатильность и эластичность спроса, оперировать тонкостями ABC и XYZ анализов, обсуждать особенности косвенного метода CashFlow, расчета себестоимости и распределения накладных расходов по объектам учета. Все это вызывает искренний интерес у профессионалов, отучившихся 5 лет в институте, часто получившего MBA или защитившего кандидатскую, а то и докторскую диссертацию по экономике и финансам. Но узок круг таких специалистов и страшно далеки они от народа…

В реальном бизнесе и практической работе часто нет ни времени, ни сил, ни, честно говоря, желания оперировать столь высокими материями и приводить умные цитаты из толстых учебников. Вряд ли генерального директора и, тем более, акционера бизнеса интересует высокая наука. Практические вопросы, задачи финансового управления и финансового анализа всегда конкретны. Конечно, нет необходимости изобретать велосипед. Финансовый директор должен иметь и базовые знания и практический опыт. Но далеко не всегда красивые примеры из учебника, статьи или умной книжки применимы на практике один в один. К тому же финансист должен успешно взаимодействовать со всеми службами компаниями – внятно объяснить задачи, методы решения и результаты не только начальству, но и смежникам, часто не разбирающимся профессионально в столь высокой материи.

Наш работяга всегда может доходчиво и ясно выразить любую, самую сложную, мысль незамысловатым набором из 5-7 общеупотребительных слов и выражений. Конечно, подобное объяснение не опубликуешь – в приличном обществе так не говорят. Но многие, если не все, проблемы вполне описываются на пальцах. Такое объяснение без большого напряжения поймет любой вменяемый собеседник даже без MBA или докторской степени по экономике. Не случайно лет 15 назад большую популярность набрали «издания для чайников». Как пользоваться Excel, Access, Word, PhotoShop и другими, простыми и сложными программами, описывалось в легкой и доступной форме с практическими примерами.

Мы решили воспользоваться удачной практикой – попробуем рассказать о реальных задачах финансовой службы, по-возможности, просто и понятно всем, кто работает на земле и ежедневно участвует в таких проектах. Надеемся, всем собеседникам будет интересно, а кто-то подчерпнет что-то полезное и для практической деятельности. Постараемся говорить просто и понятно. А к месту прозвучавшая шутка не испортит наш диалог.

Управление денежными средствами

Денег нет, но вы держитесь…
Цитата, отлитая в граните

 - Откуда ты берешь деньги?
 - Из тумбочки..
 - А в тумбочку кто кладет?
 - Жена.
 - А жена откуда?
 - Я даю.
 - А ты откуда берешь?
 - Я же уже говорил – из тумбочки…

Есть такие люди, есть такие семьи, в которых нет вопроса, как дожить до зарплаты. Деньги можно взять из тумбочки. Всегда хватит на любую покупку. Наверное, так жить хорошо и приятно, но чаще пряников не хватает на всех. У кого-то щи постные, у кого-то жемчуг и черная икра – мелкие. Приходится считать, если не каждую копейку, то хотя бы сотню и тысячу рублей, евро или долларов. Так и в компаниях, крупных холдингах и небольших фирмах, далеко не всегда в кассе или на расчетном счету хватает средств на все хотелки. Приходится следить за денежными средствами, ограничивая излишние аппетиты и обеспечивая самое необходимое. Такое управление – одна из самых жизненных и актуальных задач финансовой службы.

В чем смысл и задача управления денежными средствами?

У нас есть суммы в кассе и на банковском счету. В ближайшее время ждем поступления от покупателей. Скоро придется заплатить зарплату сотрудникам, налоги. Оплатить аренду офиса и мобильную связь. Не стоит забывать и о текущей деятельности. Для выполнения контрактов нам придется закупать материалы, отправлять сотрудников в прочая, прочая, прочая.. Не говоря уже о необязательных, но таких приятных вещах, как праздники и корпоративы. Хватит ли денег на все? Сведем ли мы баланс поступлений и платежей или придется привлекать кредиты. Берешь чужие деньги и на время, а возвращать придется свои, кровно заработанные, и навсегда. Плюс дополнительные проценты.

Чем и как может управлять финансовый директор?

  1. Остатки на счетах и в кассе. Банковская выписка и кассовая книга до копейки покажет сколько у нас наличности. Деньги в этой тумбочке не  могут появиться из ниоткуда.
  2. Ожидаемые поступления. Как ни странно, вокруг крайне мало добрых и бескорыстных людей, готовых просто так, без условий и обязательств, перевести нам на банковский счет любую нужную сумму. Вряд ли имеет смысл объяснять контрагентам, что нам нужно платить за аренду офиса, нужны деньги на рекламу, налоги или мобильную связь. Мы можем рассчитывать только на исполнение обязательств от покупателей. Оплату ими выполненной нами работы или отгруженных товаров. Сроки и порядок таких платежей должны быть прописаны в договоре. Финансовый директор вряд ли может изменить эти сроки – управление поступлениями заключается в грамотном планировании. Необходимо организовать учет ожидаемых приходов и обеспечить все меры выполнения этих сроков.
  3. Когда, сколько и за что платить? Платежи –наиболее эффективный рычаг управления денежными средствами. Финансовый директор участвует в согласовании оплат и всегда может остановить или, хотя бы отложить, любую операцию. Не стоит увлекаться и тормозить все заявки, рассчитывая на то, что действительно необходимый платеж дожмет заинтересованная служба.
    Если мы ограничим рекламу, скорее всего это приведет к падению будущих продаж. И через месяц или полгода поступления сократятся. Если тормознем производственный платеж, можем сорвать исполнения контракта. Кроме штрафов подобное чревато потерей репутации на рынке, которая, как известно, стоит дорого и зарабатывается годами. Если задержим зарплату или премию, рискуем потерять ключевых сотрудников. А много ли стоят генералы без армии?
    Система визирования оплат – серьезный инструмент. И, как всяким инструментом, этой технологией надо грамотно пользоваться. Хороший плотник при помощи топора сделает прекрасный шкаф или даже поставит дом. А неумеха рискует оттяпать себе палец.

Строим платежный график

Как известно, все задачи делятся на срочные и несрочные, важные и неважные. Хороший руководитель так выстраивает процесс управления, что наибольшее внимание (70-80%) уделяется несрочным и важным задачам. На срочные и важные дела остается около 15 % ресурсов. Срочные и неважные дела – не так и критичны, а несрочными и неважными делами можно совсем не заниматься.

Если мы без спешки и суеты эффективно решим, действительно, серьезные, но не горящие проблемы, то и в дальнейшем нас не настигнет неожиданно пожар – не придется резко принимать непродуманные решения, текучка станет простой, и неприятные сюрпризы нас е будут напрягать.



Помните старую шутку про опоздание поездов? Как думаете, легче соблюдать график, когда все поезда идут по расписанию или когда из-за опозданий и задержек на стрелках возникает толкучка. Паровозы образуют пробки, часами ожидая, когда освободится проезд?  Но, ведь сейчас опоздания не растут бесконечно? Бывают задержки на час-два, но вряд ли на неделю и более. Значит, даже при существующих опозданиях график движения соблюдается. Так что же нам мешает один раз восстановить режим поездов и соблюдать график всегда. Ведь, без опозданий это гораздо проще?


С управлением деньгами такая же картина.

Есть важные, но несрочные задачи. Бизнес-план на квартал, год и более. Наш бизнес определен и весь процесс спланирован и четко выстроен. Мы знаем будущие денежные потоки. Когда поступят оплаты от покупателей. Что нам нужно заплатить, чтобы бизнес развивался и активно рос. Без такого реального плана вряд ли возможна успешная работа.

Есть план на месяц. Здесь мы уже довольно точно можем определить когда нужно платить зарплату сотрудникам и налоги, когда пройдут регулярные платежи – аренда, связь, коммуналка. Обычно уже есть производственные планы – договора и контракты либо уже заключены, либо находятся в процессе согласования – график поступлений и производственных оплат уже зафиксирован в корпоративной учетной системе. Сравнив ожидаемые поступления и все запланированные платежи, конечно, если эти планы реальны и не оторваны от жизни, мы можем свести баланс. Конечно, надо подстраховаться. Надо заложить резерв на случай, если нас подведут покупатели (задержат оплату) или возникнет незапланированный платеж. Впрочем, при грамотном бюджете вторая ситуация – скорее нечастое исключение, чем правило. Если на все хватает денег и есть запас, который карман не тянет, хорошо. Если, обычно на конец месяца, ожидается кассовый разрыв, есть время найти источник финансирования, например, договорится с банком о кредитной линии. Ведь, при грамотном бюджете, необходимость таких заимствований заложена в бизнес-план и все кредитные договора согласованы и подписаны заранее.

Ежедневная оперативная работа обычно опирается на недельный, реже декадный, платежный график. Если финансовая служба корректно и грамотно ведет бюджет и формирует месячные планы, то недельные цели определены. Известно, сколько средств мы должны накопить к пятнице, чтобы к концу месяца сделать крупные необходимые выплаты (те же налоги). Ежедневная выписка банка и кассовая книга под рукой. Заявки на оплату введены в систему визирования – проверены и согласованы нормативы и бюджеты. Цели ясны, задачи определены. Четко организованная работа заключается в контроле соблюдения бюджетной дисциплины. Утром финансовый директор видит платежный график. Остатки соответствуют графику. На сегодня предварительно согласованные платежки уже прошли визирование и контроль планово-экономической службы. Если все в порядке – остается формальность, подписать сегодняшние платежи и отправить их на исполнение. График движения поездов соблюдается – даже часовых опозданий не будет.

Подведем итоги

Хорошо организованное управление деньгами опирается на результаты работы финансовой службы:

  • Согласованный долгосрочный бизнес-план. Желательно, не менее года, в крайнем случае, 3-6 месяцев. В таком бюджете определены все источники финансирования и поставлены цели на все отчетные периоды – квартал и месяц
  • Оперативный кассовый план – обычно месяц или квартал. Произведен расчет денежных потоков. Учтены регулярные крупные и значимые платежи. Выявлены кассовые разрывы и обеспечены источники их покрытия.
  • Еженедельный платежный график. Рассчитаны фактические и планируемые ежедневные остатки денежных средств. Выстроена система визирования заявок. При нормальном производственном режиме в работу запускаются предварительно согласованные платежи.

Гладко было на бумаге, да забыли про овраги

Мы кратко описали выстроенную систему управления денежными средствами, которая опирается на различные виды финансового и управленческого учета – среднесрочные и долгосрочные бюджеты с источниками финансирования, лимиты и нормативы по бизнес единицам компании, корректное планирование ожидаемых поступлений и прогнозов, систему визирования заявок на оплату, интегрированную со всеми видами учета.

Всегда ли у нас такая идеальная ситуация? Все ли наши бизнес-планы исполнимы? Не подводят нас покупатели? Не срывают сроки оплат? Есть ли в нашей компании корпоративная информационная система, обеспечивающая все виды учета, в тч бюджетирование, визирование, планирование, прогноз и контроль исполнения?

Наверное, любой финансовый директор грустно улыбнется и не на все эти вопросы даст утвердительный ответ. Редко встречается не только идеал, но даже приближение к подобному идеалу. Значит, нам придется выдерживать график движения при опозданиях поездов на час-два и не допустить опозданий на несколько дней и недель. А это – сложнее и требует больше времени и сил.

Возникают новые задачи, каждая из которых достойна отдельного обсуждения. Например:

  • Формирование резервов как неоплат покупателей, так и незапланированных расходов
  • Предварительное визирование при неисполнении бюджета продаж и поступлений.
  • Выстраивание иерархии заявок – приемы и методы как определять наиболее важные платежи, что можно отложить.
  • Работа с дебиторской задолженностью – организация службы credit control.
  • Привлечение внешних источников финансирование. Работа с банками и кредитами.
  • Мотивация подразделений и персонала на выполнение производственных планов, в т.ч. по выручке, финансовому результату и поступлениям.

Интересных и важных задач немало. И некоторые из них мы планируем обсудить отдельно.

Дорогу осилит идущий. Удачи!