Финансы и бухгалтерия. Два берега у одной реки

Дмитрий Корнилин

Бухгалтер, book keeper и accountant

Бухгалтер на английский язык может переводиться по-разному. Наиболее известные - «book keeper» и «accountant». Эти термины подчеркивают функционал работы. Обязанностью book keeper-а является аккуратное ведение документации, занесение всей правильно оформленной первички в бухгалтерские книги, расчет налогов и формирование и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности.

Обязанности accountant-а другие. Его задача, в т.ч. на основание работы «учетчика», сформировать адекватную экономическую картину бизнеса. Прежде всего, структуру выручки и затрат, основных статей баланса по видам деятельности. Такой аналитик не привязан жестко к налоговому учету.

Главное – учесть фактические бизнес-процессы (те же доходы и расходы) вне зависимости от наличия и правильности оформления первичных документов. Даже, если мы не получили счет за сотовую связь, но реально пользовались мобильными телефонами, эти расходы должны быть отражены в финансовом учете.

В традициях отечественной бухгалтерии ориентация на первый вариант. Функции аналитика и финансового учета часто отодвигаются на второй план. Главное – обеспечить легитимность работы. Правильно оформить бумажки, сдать налоговые отчеты и пройти все проверки. А все финансы – дело второе.

«У них» отдел tax accounting обычно в несколько раз меньше финансовой службы, непосредственно ведущей управленческий учет. В нашей бухгалтерии на 15-20 book keeper-ов часто приходится не более 2-3 финансистов. Вряд ли можно сократить бухгалтерию. Так же попытка продублировать учетный функционал и принять в штат на 15 бухгалтеров 30 финансистов не кажется удачным решением.

Не случайно большая часть проектов (по статистике 70-80%) финансового и управленческого учета фактически сводятся к перекладке данных 1С.

Отложим «на потом» отличия между бухгалтерским и финансовым учетом, связанные с невовремя предоставленными документами. Пусть, суммы выручки и затрат совпадают.

Схема перекладки выглядит обычно примерно следующим образом

Мы уже подробно обсуждали как автоматическую перекладку, так и «ручную разноску».

Зачем нужно добавлять «служебные проводки»?

Заметим, что, если мы требуем совпадения выручки и затрат бухгалтерии и финансов, сумма служебных проводок должна быть равно 0. Этот, на первый взгляд излишний механизм, позволяет очень многое. Остановимся на самых очевидных и полезных функциях.

1. Распределение расходов по отделам, проектам

Обычно у бухгалтера нет ни времени ни возможности аккуратно относить расходы на каждую службу, вид деятельности или конкретный проект. Например, получив один счет за конференцию или семинар,в 1С все затраты оформляются одной проводкой. В лучшем случае указывается отдел маркетинга. Какие именно службы реально участвовали в мероприятии, какие проекты задействованы, для бухгалтерии безразлично, хотя такая информация существенно влияет на результаты этих подразделений.

В 1С прошли расходы на 1 000 по службе маркетинга – затраты на семинар.

Экономисты получают информацию с мест и формируют (отдельно можно обсуждать на какой базе) следующие служебные проводки
+ 375 – проект «Кошкин Дом»
+ 295 – проект «Рога и копыта»
+ 288 – проект «Табуретки»
-958 – служба маркетинга.

В результате затраты аккуратно распределены по всем проектам, на службе маркетинга осталось всего 42 и общая сумма 1000 одинакова для финансового и бухгалтерского учета.

Обязанностью экономиста – следить за базой подобного распределения и остатком суммы. В некоторых случаях суммы должны распределяться полностью, иногда, часть остается на бюджете того же маркетинга.

2. Нормативный учет затрат

Одной из значимых статей затрат являются расходы на аренду офисных помещений. Десятки, а то и сотни, разных служб ежедневно и ежемесячно сидят в больших и маленьких кабинетах, а бухгалтерия частопроводит расходы одной суммой раз в квартал на ХТУ – хозяйственное управление.

Есть элегантное решение – использовать внутреннее начисление по ставкам.

Известно, какую площадь занимает каждая служба. Известна ставка за 1 метр офисной площади. Уже в начале месяца можно оформить служебные проводки
+200 = 20 м *10служба забивания гвоздей
+75= 7.5 м * 10служба маркетинга
+90= 9 м * 10бухгалтерия
----------------------------------
-875ХТУ – общая сумма по формуле ставка * площадь.

В обычно ситуации учетная ставка совпадает с фактической – тогда на каждой службе, включая ХТУ, будут фактические затраты равные ставке, умноженной на площадь.

Иногда подразделениям устанавливаются внутренние ставки выше фактических. Так формируется фонд финансирования ХТУ.

3. Внутреннее финансирование

Как определить источник финансирования непроизводственных подразделений? Например, централизованной службы продаж. Причем, связать этот фонд напрямую с результатами деятельности этих продавцов?

Среди множества проектов управленческого учета наиболее красивым являются внутренние проводки. По каждому договору известна команда – в т.ч. и продавец.

По факту выручки (иногда поступлений) этого проекта определенный процент этой суммы идет в расход БЕ проекта и формирует фонд службы продаж.

Например, в договоре У345 БЕ «производство табуреток» продавец Сидоров, который получает комиссию в 4% от каждой суммы поступления по этому договору.

Если 12 марта пришло 100 руб, то автоматически формируются служебные проводки
+ 4затраты БЕ на комиссию Сидорову
- 4фонд службы продаж (комиссия продавца Сидорова).

Подводим итоги

Такой простой механизм позволяет эффективно и справедливо не только учитывать расходы каждого подразделения при участии внешних продавцов, но и корректно формировать фонд службы продаж. Последнее, в том числе, позволяет понять насколько экономически оправдана подобная служба – окупаются ли ее затраты на содержание.

Итак, мы получили для многих неожиданную картину. Простой принцип «разделяй и властвуй» показал, что слона стоит «есть по частям». Подобное разделение бухгалтерского и финансового учета позволяет не только совместить результаты, но и построить эффективный механизм управления. Что, собственно, и является основной задачей финансового директора.