Просто о сложном: отчет о прибылях и убытках из 1С

Дмитрий Корнилин

С точки зрения банальной эрудиции не каждый локальный индивидуум может, в принципе, понять тенденции парадоксальных эмоций.

Кто владеет информацией о продажах и расходах?

Кто фиксирует каждый первичный документ и учитывает все хозяйственные операции? Во многих компаниях за ответом на эти вопросы обращаются в бухгалтерию. Все документы заносятся в 1С – если нужен свод выручки или расходы, то всегда можно посмотреть стандартный отчет. Всегда можно спросить бухгалтера. И - получить нужную цифру. Потом еще раз спросить – и получить другой ответ. Попросить расшифровать статью расходов по отделам – итог не сойдется ни с первым, ни со вторым результатом.

И бухгалтера можно понять. Для него главное – выполнять все требования фискальных органов, вовремя и правильно рассчитать налоги, оформить отчеты, провести документы, чтобы компания спокойно работала и не имела проблем с легитимностью. Раз в месяц готовятся отчеты по НДС, раз в квартал сдается первая и вторая форма. Кому-то нужны продажи и расходы каждый день? Пусть, он и собирает свой отчет о прибылях и убытках, а бухгалтерия напряженно работает – на ней очень большая и серьезная ответственность.

Хочу, чтобы у нас все было и нам за это ничего не было

Идея, что хорошо бы, не дублируя работу бухгалтерии и не перебирая второй раз все первичные документы, получать ежедневную управленческую отчетность возникла давно. Еще в восьмидесятые коды внедрялись различные схемы преобразования бухгалтерии в стандарты GAAP и различные виды корпоративного управленческого учета. Сначала эти процедуры применялись в западных учетных системах. Потом появились решения в отечественных программах, в т.ч. 1С.

Если в вашей компании уже внедрена подобная система и этот учет устраивает финансовую службу, вас можно поздравить. Но большинство компаний так и не решило окончательно эту задачу. По-прежнему, бухгалтерия живет своей жизнью и проблема оперативного учета, особенно PL – доходы и расходы, не потеряла свою актуальность.

Рассмотрим один из наиболее перспективных подходов, позволяющий максимально учесть различные интересы бухгалтерии и финансов.

Что нам нужно, чтобы связать бухгалтерский учет и PL?

Руководитель проекта – идеолог, способный грамотно поставить задачу всем участникам проекта, курировать процесс и проконтролировать полученные результаты.

Администратор – специалист, владеющий методологией финансового учета и знающий, по крайней мере, основы бухгалтерии.

Разработчик – сотрудник, владеющий информационными технологиями и эффективными методами работы с данными 1С.

Способны ли вы стать идеологом? Это не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

Общая архитектура. Слона едят по частям

Среди множества методик, используемых в подобных проектах, наибольшую эффективность показал следующий:

  • Разрабатывается методология финансового учета. Определяются основные учетные единицы, в тч
      - план счетов управленческого учета, прежде всего, статьи доходов и расходов
      - ЦФО – центры финансовой ответственности.
    Отметим, что в реальных проектах часть используются дополнительные аналитические разрезы, например, региональный признак, виды деятельности и пр.
  • Анализируются все бухгалтерские проводки отчетного периода (обычно, мес), выбираются транзакции, имеющие экономический смысл PL – доходов и расходов
  • Фиксируется алгоритм, автоматически преобразующий бухгалтерские данные (счет, субсчет, субконто) в план счетов и  аналитику финансового учета

Цели ясны. Задачи определены. За работу, товарищи

Понимая цель и пути решения, можно приступить к реализации проекта.

Базовый сценарий работы

1. Место администратора – настройка корреспонденции.

  • Анализируются вся корреспонденция (сочетание дебет - кредит) бухгалтерского учета.
  • Выделяются транзакции, имеющие экономический смысл доходов и расходов. Например, Деб 20 Крд 60.1 и деб 20 крд 71.1 – затраты, деб 60.1 крд 20 – возврат – сторно (уменьшение) затрат.
  • Администратор настраивает все корреспонденции, гарантирую, что все операции доходов и расходов будут учтены в финансовом учете.

2. Место экономиста – настройка преобразования бухгалтерских данных в статьи и аналитику финансового учета.

  • Экономист, исходя из смысла операций, ведет таблицу преобразования бухгалтерских данных. В 1С на разных счетах может вестись до 3 субконто.
  • Анализируя все проводки PL можно выбрать все сочетания:
  • счет бухгалтерского учета – субконто1 – субконто2 – субконто3.
  • В зависимости от конкретной специфики бухгалтерского и финансового учета, задаются правила соответствия, позволяющие разобрать до 85-90% операций.
  • Экономист настраивает правила, контролирует результаты и при необходимости определяет финансовые аналитики проводок, ктр не определились по этим правилам. Система контролирует, что все проводки 1С разобраны – полностью определены все аналитические срезы, необходимые для формирования PL.

3. Корректно сформировав все транзакции PL, можно построить отчет о прибылях и убытках во всех требуемых разрезах. Методика позволяет сохранить связку финансовой транзакции и проводки 1С. Таким образом, технология обеспечивает не только корректное формирование управленческого PL, но дает расшифровку всех показателей вплоть до первичного документа.