Автоматизация бюджетирования: проблемы и решения

Д.Кремленков

Денис Кремленков,
менеджер проектов,
Группа компаний: Urbana Technologies,
Ksema (www.ksema.ru), Терн (www.tern.ru).

Сегодня термин <бюджет> многие понимают уже не только как детализированный план доходов и расходов, но и как эффективный инструмент процессно-ориентированного планирования, управления банковскими обязательствами и активами с учетом финансовых рисков, а также как инструмент повышения мотивации и согласованности деятельности бизнес-центров. Бюджетирование с использованием нескольких аналитических измерений позволяет сформировать согласованный и систематизированный бюджет на плановый период по статьям, подразделениям, бизнес-направлениям, банковским продуктам и услугам, срочности финансовых ресурсов, сегментам рынка и др.

Возможности специализированной автоматизированной системы бюджетирования позволяют планировать такой многомерный бюджет с необходимой периодичностью, применять различные методики и адаптировать систему к специфичным для конкретного банка расчетам, регламентировать процедуры согласования, утверждения и контроля бюджета.

Сегодня на рынке представлены как отечественные, так и зарубежные программные продукты, позиционируемые разработчиками как системы бюджетирования, но, порой, отличающиеся в несколько раз по своей стоимости. Поэтому правильный выбор автоматизированной системы, адекватной задачам банка, и построение на ее основе модели бюджета приобретает особую актуальность.

Приведенные в статье рекомендации по построению автоматизированной системы бюджетного планирования являются результатом практической реализации моделей бюджета в банках России и Казахстана, разработанных на основе отечественного и зарубежного опыта.

1-й этап: выбор автоматизированной системы

<Скрытая> функциональность

Выбор автоматизированной системы обусловлен многими факторами. Это, прежде всего - функциональность такой системы, стоимость и трудозатраты по внедрению такой системы. Однако объективно оценить преимущества той или иной системы очень сложно, потому что, несмотря на достаточно агрессивную маркетинговую компанию многих раздатчиков, информативность, предлагаемых ими материалов не высока. Обычно акцент ставиться либо на невысокую стоимость, что характерно для отечественных разработчиков, либо на перечислении наименований компаний, где система уже внедрена. И в том и другом случаях, как правило, нет возможности получить информацию о том, какой функциональностью обладает система.

Возможности адаптации

Сегодня каждый банк, прошедший через тяжелые кризисные годы, имеет собственную если не долгосрочную, то среднесрочную стратегию. Внедрение новой автоматизированной системы не означает отказ от наработанных методов планирования, а прежде всего сокращение временных и людских затрат на выполнение рутинных операций. Поэтому автоматизированная система бюджетирования должна обладать возможностями ее 100%-ой настройки на принятую схему планирования, а не наоборот. Система должна позволять пользователю использовать как уже заложенные в систему алгоритмы типовых расчетов, так и самому определять собственные.

Поэтому одним из главных свойств автоматизированной системы бюджетирования является эволюционность ее внедрения. Если поставщик, не произведя обследование существующей в банке схемы финансового планирования, предлагает реализовать новую бюджетную модель, это первый признак того, что в будущем Вы можете столкнуться с проблемой развития такой системы.

Как правило, при выборе автоматизированной системы специалист банка, которому поручено столь ответственное дело, составляет таблицу с параметрами существующих на рынке решений, сопоставляя затем наличие тех или иных характеристик. Такие характеристики целесообразно разделить на функциональные и технические. Для тех, кто решил приобретать автоматизированную систему бюджетирования и находится в процессе нелегкого выбора между предлагаемой Вам системой - <всемирным лидером>, <практичной, недорогой и простой во внедрении> и <очень хорошей, но стоящей своих денег> хочется порекомендовать проверить характеристики автоматизированных систем, представленные в таблице 1.

Таблица 1. Функциональные характеристики автоматизированной системы бюджетирования

- п/п

Характеристики

На что следует обратить внимание

1

Использование иерархически организованных измерений бюджета (Статьи, Бизнес-центры, Финансовые инструменты, Продукты и услуги, Срочность ресурсов, Контрагенты, Сегменты рынка и др.)

Имеется ли возможность представить измерения в табличной и древовидной форме, как предполагается актуализировать элементы измерений. Как внесение изменений в АБС будет отражаться на измерениях бюджета.

Возможно ли установить связи между различными измерениями и исключить при планировании заранее нелогичные пересечения измерений.

2

Сценарное планирование и сценарный анализ

Возможность ведения в единой базе данных одновременно нескольких сценариев одного бюджета (оптимистический, кризисный и т.д.);

Возможности использования для сценарного анализа внешних и внутренних ограничителей бюджета (целевых показателей).

3

Контроль непротиворечивости на этапе ввода данных в систему

Проверка соответствия вводимых данных структуре и связям заданных измерений бюджета;

Проверка соответствия вводимых данных целевым показателям (лимитирование статей);

Проверка цикличности расчетов.

4

Корректность работы с временными рядами

Поддержка различного типа бюджетных статей (оборот, сальдо);

Работа со средними значениями (курсами, средними остатками, средними оборотами и др.);

Корректность округления значений при распределении по времени.

5

Использование математических, финансовых и других функций

Возможности проводить распределение/перераспределение данных;

Наличие логических условий и операторов для ввода формул;

Наличие функций обработки дат, а не только цифровых данных;

Наличие функций обработки массивов бюджетных данных, а не только одной бюджетной записи или строки.

6

Получение массива плановых данных одной операцией

Современные информационные технологии позволяют определять правила, по которым одной операцией (действием) можно сформировать массив плановых данных на основе заданной структуры одного из измерений. Это позволяет значительно сократить трудозатраты на ввод и расчет однотипных данных.

7

Возможности определения курсов валют, бюджетных предпосылок и целевых показателей

Возможность задания необходимого количества валют и обменных курсов;

Наличие в системе типизированных показателей (лимит, норматив и др.) и показателей, определяемых пользователем как целевые или справочные;

Возможность связывать или не связывать показатели с измерениями бюджета.

8

Поддержка и контроль регламента обмена бюджетными данными

Во многих системах, включая дорогостоящие зарубежные, отслеживание регламента и само понятие регламент взаимодействия отдается на откуп пользователя. Это означает, что данная система не имеет эффективных средств автоматизации, для того, чтобы облегчить и упорядочить процедуры согласования и утверждения бюджетных данных отдельных пользователей и бюджетов подразделений.

9

Формирование комплекта бюджетных отчетов

Наличие типовых бюджетных отчетов (Balance, P&L, Cash Flow);

Возможности динамической группировки и детализации статей в отчетах (Drill up, Drill down);

Возможности представления отчетов в виде структурированных кросс-таблиц (измерения бюджета могут находиться как в строках, так и в столбцах);

Технология и скорость обновления данных в отчетах;

Достаточность графических средств;

Возможности интеграции с MS Office и специализированным программным обеспечением построения аналитических отчетов (Business Objects, Crystal Reports и др.).

10

Средства контроля исполнения бюджета

Частота, с которой осуществляется контроль исполнения бюджета;

Математический аппарат для анализа отклонений.

11

Поддержка процессно-ориентированного бюджетирования (Activity-Based Budgeting)

Наличие возможности заложить в модель бюджета последовательность алгоритмов распределения/перераспределения бюджетных данных по видам деятельности, группам банковских продуктов и услуг;

Реализация подходов процессно-ориентированного бюджетирования невозможна без наличия характеристик в пп. 1,5,6 данной таблицы.

В таблице 1 приведены лишь необходимые, но недостаточные функциональные характеристики, на которые следует ориентироваться при выборе автоматизированной системы. В такую таблицу полезно включить 2-3 совершенно конкретных алгоритма расчетов, которые используются при составлении бюджета в конкретном банке, и проверить возможность их реализации.

Открытость системы

Необходимо определить степень <открытости> данной автоматизированной системы, т.е. возможность ее интеграции с имеющимися в банке автоматизированными системами. Современная автоматизированная система должна не только поддерживать гибко настраиваемый импорт/экспорт фактических данных из учетных систем, но и обладать возможностями отслеживания лимитов по статьям, нормативов и других ключевых показателей и выдавать соответствующие предупреждения.

Немаловажным при взаимодействии учетных автоматизированных систем и системы бюджетирования является технология обновления бюджетных справочников. Если Вам необходима модель бюджета, которая позволяла бы проводить контроль отклонений и анализировать фактические данные, убедитесь, что данная система бюджетирования поддерживает синхронное (с учетными системами) обновление бюджетных справочников. Полноценное обновление предполагает хронологический учет всех изменений, таких как добавление, удаление, объединение, дробление, изменение наименований для статей, единиц организационной структуры и т.д.

<Открытость> системы бюджетирования, однако, имеет определенные границы. Система бюджетирования - это, прежде всего специализированное приложение, реализованное либо разработчиком, либо собственными силами. Необходимо определиться, собираетесь ли Вы приобретать инструмент для самостоятельной разработки автоматизированной системы (например, на основе OLAP-приложения) или готовую систему бюджетирования с возможностью ее гибкой адаптации к специфике бюджета банка. Этот выбор во многом определят затраты времени и степень участия во внедрении ИТ -специалистов банка.

Требования безопасности

Многие системы бюджетирования, разработанные на Западе, не адаптированы к российским условиям и возможности их доработки значительно ограничены из-за того, что российские поставщики программных продуктов не имеют возможности вносить изменений в такие системы на уровне программного кода. Именно в этом причина их неудач, например, в Центральном банке, который предъявляет высокие требования к обеспечению безопасности.

Представленные на рынке системы значительно отличаются по техническим или технологическим характеристикам: от файл-серверных систем до систем с WEB-серверной архитектурой. Однако каждый банк должен сам определить необходимый баланс между функциональностью и новизной технического решения. Однако автоматизированная система должна отвечать наиболее общим техническим требованиям (Таблица 2), предъявляемым к системам бюджетирования.

Таблица 2. Технические характеристики автоматизированной системы бюджетирования

- п/п

Характеристики

На что следует обратить внимание

1

Единая база данных, обеспечивающая многопользовательскую работу

Некоторые системы, предлагаемые для решения задач бюджетирования, имеют файл-серверную архитектуру, что усложняет синхронизацию данных и контроль версий бюджета.

Рекомендуется использование централизованной базы данных на основе полноценных промышленных СУБД (MS SQL Server, Oracle, Informix, DB2). Это позволяет снизить зависимость от конкретного поставщика программного обеспечения (далее ПО), свести до минимума не регламентируемые ошибки, а также в большей степени задействовать собственных специалистов и обеспечить необходимый уровень безопасности бюджетных данных.

2

Интеграция со смежными автоматизированными системами

Возможности системы должны позволять осуществлять полноценный импорт/экспорт, при необходимости предварительную обработку фактических данных из АБС и других учетных систем;

Желательна поддержка двусторонней связи с имеющимися учетными системами, если они позволяют ее осуществлять.

Использование стандартных СУБД (MS SQL Server, Oracle, Informix, DB2) также облегчает интеграцию.

3

Отсутствие ограничений по количеству объектов (максимальное количество измерений, записей, отчетов, число одновременно работающих пользователей и т.д.)

Любые ограничения по количеству объектов, которыми оперирует система, говорят о несовершенстве технического решения такого программного продукта. Даже если эти ограничения составляют десятки тысяч единиц и сегодня кажутся приемлемыми, это означает, что в будущем Вы столкнетесь с непреодолимым барьером при развитии бюджетной модели.

4

Требования безопасности

Хранение и передача данных должны осуществляться в зашифрованном виде.

Система должна обеспечивать многопользовательскую работу в режиме реального времени.

Предпочтительна политика лицензирования, когда установленное рабочее место программного обеспечения не зависит от конкретной рабочей станции пользователя. Другими словами, количество одновременно работающих пользователей не должно ограничиваться количеством инсталляций системы.

Средства системы должны поддерживать резервное копирование и восстановление данных.

5

Требования к техническому обеспечению

Необходимо проверить соответствие характеристик собственных рабочих станций и сервера базы, данных предъявляемым требованиям. Возможно, что расходы по обновлению компьютерного оборудования будут сопоставимы со стоимостью выбранной Вами системы.

6

Возможности доработки системы по требованию Заказчика

Необходимо выяснить обладает ли поставщик ПО возможностями его доработки на уровне программного кода. Возможно, поставщик является лишь продавцом хорошо настраиваемого коробочного программного продукта и не сможет осуществить его полноценную адаптацию к Вашим требованиям.

Скрытая стоимость

Следует помнить, что покупка лицензий это еще только вершина айсберга. Совокупная стоимость складывается также из стоимости внедрения и технической поддержки системы. Перед покупкой лицензий полезно заранее знать включает ли техническая поддержка консультации по реализованной модели бюджета или лишь обновление до новый версий и исправление ошибок в старых. В таблице 3 приведены стоимостные параметры, которые характерны как для отечественных, так и зарубежных систем.

Таблица 3. Структура стоимости и срок внедрения автоматизированной системы бюджетирования

- п/п

Характеристики

На что следует обратить внимание

1

Стоимость лицензий

В Договоре необходимо уточнить спецификацию ПО, точно определить какие программные продукты будут поставлены разработчиком. Это позволит исключить ситуацию, когда необходимая функциональность единой системы бюджетирования, будет обеспечиваться множеством программных продуктов данного разработчика, каждый из которых обладает избыточной или недостаточной функциональностью.

Для лицензий на ПО, поставляемое из-за рубежа желательно знать актуальное таможенное законодательство, а также уточнить кто несет затраты по уплате таможенных пошлин.

2

Стоимость дополнительного программного обеспечения

Зачастую базовая конфигурация без дополнительных модулей не отвечает всем функциональным и техническим требованиям. Лучше узнать об этом до покупки лицензий на ПО.

В случае использования в качестве базы данных программного обеспечения сторонних разработчиков необходимо уточнить наличие в банке лицензий на такое ПО и оценить его стоимость.

3

Стоимость услуг по внедрению

Услуги фирмы-поставщика, как правило, дешевле, чем услуги консультантов, например, из первой пятерки.

Основной критерий выбора того, кто осуществляет внедрение это уровень знаний консультантов сторонней организации по линии данного программного продукта, специалистов фирмы-поставщика по специфике управления финансами в банке и, наконец, собственных специалистов.

Можно минимизировать расходы на внедрение, если высокая квалификация собственных специалистов позволяет ограничиться обучением их навыкам работы с данной системой.

4

Техническая поддержка

Кто оказывает техническую поддержку поставщик или разработчик ПО, в случае если речь идет о зарубежной системе (предпочтительна поддержка из России, как правило, она осуществляется более оперативно).

Каким образом происходит обновление ПО, исправление ошибок: с сайта, по e-mail, личный выезд к клиенту.

5

Срок поставки

Срок официальной поставки лицензий на зарубежное ПО может отличаться от заявленных нескольких дней.

6

Срок внедрения

Необходимо предусмотреть время на обучение сотрудников, непосредственно на внедрение и проверку функций и характеристик системы.

Общий срок внедрения не должен превышать 6 месяцев.

2-й этап: внедрение <чудо-системы>

Половина проблем внедрения вытекают из неправильного выбора автоматизированной системы (см. 1-й этап). Оставшаяся половина обычно связана с организационной несогласованностью действий клиента и компании, осуществляющей внедрение. Вот лишь некоторые из подобных проблем:

  • Взаимное перекладывание ответственности с Заказчика на Исполнителя и наоборот;
  • Желание в течение периода внедрения реализовать больше, чем изначально планировалось;
  • Неудачный выбор времени внедрения.

Очевидно, что предвидеть все возможные проблемы формализовать все условия в договоре между сторонами невозможно. Но наиболее типичные конфликты сторон можно предотвратить, следуя заранее согласованной технологии внедрения.

Взаимное перекладывание ответственности

Взаимное перекладывание ответственности сторонами обычно является следствием некачественно составленного договора на внедрение и приводит к затягиванию сроков, снижению энтузиазма и охлаждению отношений между клиентом и поставщиком системы.

Значительно облегчает процесс внедрения автоматизированной системы бюджетирования создание совместной рабочей группы с участием специалистов Заказчика и Исполнителя. В состав такой группы рекомендуется включить ведущих специалистов Заказчика из подразделений, непосредственно занятых в процессе планирования и анализа бюджета.

Другой немаловажный фактор успеха - максимальное содействие Исполнителю в обеспечении его информационными материалами. Заказчику стоит еще до начала внедрения ознакомить Исполнителя с документацией, регламентирующий процесс бюджетирования, с тем, чтобы минимизировать время, необходимое Исполнителю для обследования. Это позволит избежать ошибок и неточности в реализации автоматизированной модели бюджета.

Желание в течение периода внедрения реализовать больше, чем изначально планировалось

Желание в течение периода внедрения охватить необъятное, как правило, приводит к печальному результату, а вернее к его отсутствию. Так же как и перекладывание ответственности за отрицательный результат, непреодолимое стремление улучшить бюджетную модель наблюдается с обеих сторон. Заказчик стремиться за оговоренную сумму выжать из исполнителя максимум возможного, а исполнитель порой идет на поводу, не желая портить сложившихся партнерских отношений.

Однако следует помнить, что при внедрении автоматизированной системы бюджетирования важен не процесс, а результат. Известное правило 80/20 (80% трудозатрат, позволяющих получить лишь 20% результата) лучше применять с точностью до наоборот. Помогает не отрываться от действительности следование детально обозначенному календарному плану. Такой план целесообразно включить в качестве приложения к договору между сторонами, определив ответственных, продолжительность и результат каждого этапа работ. По итогам проведения предварительного обследования системы планирования, используемой до автоматизации, следует детализировать календарный план и утвердить его перед началом внедрения на самом высоком уровне.

Неудачный выбор времени внедрения

Несмотря на то, что актуальным вопрос приобретения автоматизированной системы становиться именно в период составления ежегодного бюджета, это наиболее неудачный момент начала внедрения. Период составления бюджета <ручным> способом можно использовать для проведения обследования при условии, что специалисты, задействованные в бюджетном процессе, входят в рабочую группу и не менее трети рабочего времени посвящают обследованию.

Создание макета бюджета на основе данных уже прошедшего периода также нельзя назвать удачным, так как ценность такой автоматизированной модели для практического применения не высока. Также неподходящим является время незадолго до начала составления бюджета, так как дополнительные трудозатраты на освоение нового ПО, составление бюджета, основных обязанностей специалистов банка может привести к естественному отторжению новой автоматизированной системы и отрицательным результатам.

Наиболее подходящим можно считать период сразу после утверждения бюджета, составленного <ручным> способом.

3-й этап: оценка результатов внедрения автоматизированного решения

Степень удовлетворенности клиентов

Многие софтверные компании приводят в своих рекламных проспектах внушительный список клиентов, где внедрена предлагаемая ими система. Сайты пестрят отзывами удовлетворенных клиентов и многочисленными success stories. Но так ли в действительности обстоит дело? В какой конфигурации и для каких задач (в рамках бюджетирования) используется данный программный продукт? Учитывая уровень доверия устных договоренностей, закрепленный даже российским гражданским кодексом, самый лучший способ оценить эффективность автоматизации бюджетирования банка при помощи конкретной автоматизированной системы - это непосредственное общение с представителями <удовлетворенных> клиентов. Проблема заключается еще и в том, что подавляющее большинство таких клиентов находятся за пределами России. Тем не менее, если Вы решили приобрести автоматизированную систему бюджетирования, а разработчик настойчиво твердит о своем опыте, запросите полный список клиентов, которым была продана данная система. Не стоит ограничиваться только выборкой клиентов, предложенной продавцом. Если сравнивать затраты на встречу даже с зарубежными клиентами данного разработчика со стоимостью лицензий системы, ее последующего внедрения и поддержки - такая проверка себя оправдывает.

Результаты внедрения

Внедрение можно считать удачным, если:

  • соблюдены запланированные сроки внедрения;
  • система отвечает требованиям, приведенным с таблицах 1 и 2;
  • выявлены существенные ошибки в бюджете, сформированном ранее без использования автоматизированных средств;
  • подготовлен необходимый комплект документации, позволяющей осуществлять дальнейшую эксплуатацию системы с минимальной зависимостью от конкретных исполнителей.

Не зависимо от того, кто осуществляет внедрение автоматизированной системы специалисты банка, разработчики ПО или консультанты в конечном итоге желательно наличие как минимум следующего комплекта документов:

  • Руководства для администратора и пользователя по программному обеспечению;
  • Задание на внедрение автоматизированной системы;
  • Программа и методика испытаний;
  • Технологическая инструкция.

Практика показывает, что включение в перечень документации описания технологического процесса или подробной технологической инструкции более чем желательно. В процессе реализации часть пунктов рабочего задания теряет свою актуальность, в то время как другая часть требует дополнительной детализации и описания технологии работы. Кроме того, наличие технологической инструкции снижает зависимость банка от персоналий. При смене сотрудников, занятых в бюджетном процессе период обучения навыкам работы с ПО и созданной автоматизированной моделью бюджета будет в этом случае минимальным.

Оценить эффективность внедрения автоматизированной системы позволяет создание модели бюджета на основе тех же данных, которые использовались для создания бюджета традиционными методами (до внедрения). Преимущества автоматизированной системы по сравнению с составлением бюджета <ручным> способом становятся более очевидными, если внедрение было успешно осуществлено незадолго после утверждения <старого> бюджета. Выявление в результате сравнения двух бюджетов точных соответствий данных, а также расхождений в пользу использования автоматизированной системы повышают доверие к бюджетным данным, полученных автоматизированным способом и делают переход к автоматизированной модели бюджета безболезненным для специалистов всех управленческих уровней.