Инструменты бюджетирования: электронные таблицы терпят поражение

Сайт "Корпоративный менеджмент"

Как известно, система бюджетирования необходима для принятия важных управленческих решений, поэтому она должна обеспечивать общепринятые требования к качеству управленческой информации - полноту, достоверность, своевременность. Сегодня мало у кого возникают сомнения в том, что перечисленные условия могут быть выполнены только при помощи современных информационных технологий. Однако, технология технологии - рознь, и вполне естественно, что разные "электронные" инструменты бюджетирования обеспечивают разный уровень качества информации.

Одним из таких инструментов являются обычные электронные таблицы. Как показывает практика, этот инструмент довольно часто используется для бюджетирования, особенно на малых предприятиях. В этом нет ничего удивительного: ведь электронные таблицы - один из наиболее простых, доступных и популярных инструментов (в России таким "стандартом де-факто" является Microsoft Excel). С электронными таблицами умеют работать практически все, для этого вовсе не обязательно быть профессионалом в области информационных технологий (хотя, справедливости ради, заметим, что не так часто можно встретить бухгалтера или экономиста, умеющего самостоятельно создавать сложные системы взаимосвязанных таблиц или разрабатывать макросы для обработки данных).

Электронные таблицы незаменимы для малого бизнеса. Они также могут принести пользу и на более крупных предприятиях, которые только начинают строить свою систему бюджетирования. Однако, по мере вовлечения в этот процесс все новых и новых подразделений, усложнения методологии и роста объема данных, электронные таблицы (как инструмент) быстро достигают предела своих функциональных возможностей.

Попробуем систематизировать недостатки электронных таблиц, сравнивая их со специализированной системой бюджетирования - Hyperion Pillar. Выделим для этого три основных ракурса:

  • администрирование и поддержка программных средств;
  • качество данных;
  • возможности анализа.

АДМИНИСТРИРОВАНИЕ И ПОДДЕРЖКА ПРОГРАММНЫХ СРЕДСТВ

Слабые возможности электронных таблиц в части разделения прав доступа

Система бюджетирования, построенная с использованием электронных таблиц, не позволяет эффективно управлять правами доступа пользователей. В компаниях, где в бюджетный процесс вовлечено большое число участников, для обеспечения необходимого уровня безопасности приходится создавать отдельный набор таблиц для каждого участника. Возникает громоздкая система файлов, поддержка которой требует больших и неэффективных затрат времени. Что касается Hyperion Pillar, то для решения этих задач в системе предусмотрен специальный модуль администрирования, который позволяет определять права пользователей в терминах базовых экономических понятий (счетов, центров доходов, центров затрат). Таким образом, пользователю может быть открыт доступ лишь к определенной группе счетов и для определенного центра ответственности.

Проблемы реализации бюджетной модели

Все бюджетные модели, построенные на электронных таблицах, создаются в терминах отдельных ячеек и не используют ссылок на динамически изменяющиеся справочные данные. Таким образом, любые изменения в номенклатуре выпускаемой продукции или структуре центров затрат требуют значительной переработки бюджетной модели. В отличие от электронных таблиц, Hyperion Pillar обладает встроенными функциями управления справочной информацией, и, следовательно, изменения в модели не требуют столь значительной доработки и адаптации.

Поскольку все взаимосвязи в бюджетной модели, построенной при помощи Hyperion Pillar, строятся с использованием параметров, имеющих определенный экономический смысл (а не путем построения связей между абстрактными ячейками электронных таблиц), бюджетная модель Pillar является более прозрачной и интуитивно понятной, и, соответственно, более простой в документировании и обслуживании.

Необходимость программирования при реализации бюджетной модели

Создание бюджетной модели - важная задача, которая должна решаться, в первую очередь, силами экономистов и финансистов, управляющих бюджетным процессом. Но если для этого применяются электронные таблицы, то это, скоре всего, потребует использования специального встроенного языка программирования. В первую очередь, это относится к процедурам загрузки и консолидации данных. Необходимость программирования может привести к необоснованному разделению ответственности между менеджерами бюджетного процесса и специалистами службы информационных технологий. В системе Hyperion Pillar эта проблема не возникает - все задачи распределения и консолидации данных автоматизированы и не требуют дополнительной настройки. Более того, Hyperion Pillar не имеет встроенного языка программирования; вся обработка данных полностью реализована с использованием системы параметров бюджетной модели и не требует от пользователя специальных знаний в области программирования.

Отсутствие встроенных механизмов поддержки методологии бюджетирования

Как инструмент, построенный специально для организации бюджетного процесса, Hyperion Pillar обладает рядом особенностей, которые позволяют упростить создание бюджетной модели. К числу таких функций относятся:

  • поддержка временных периодов. Все данные привязываются к определенному временному периоду, а не к ячейке. Это свойство позволяет автоматически агрегировать данные в соответствии с иерархией временных периодов (месяц-квартал-год), а также сопоставлять различные данные за соответствующие интервалы времени;
  • мультивалютность. Hyperion Pillar позволяет производить ввод данных и построение отчетов с использованием нескольких валют. Для преобразования данных система использует обменные курсы, заданные для соответствующих временных периодов;
  • правила распределения данных. Эти правила позволяют перераспределять любые бюджетные данные по времени, в соответствии с заранее заданным алгоритмом;
  • планирование с использованием количественных и стоимостных показателей.

Собственно говоря, все перечисленные функции могут быть реализованы и в электронных таблицах. Однако, их реализация наверняка потребует значительных временных и человеческих ресурсов.

КАЧЕСТВО ДАННЫХ

Ошибки в ссылках и макросах

По данным недавнего опроса, проведенного компанией KPMG, в компаниях, использующих электронные таблицы для задач бюджетирования, до 95% ошибок в бюджетных данных были вызваны ошибками в перекрестных ссылках и макрокомандах.

Отсутствие контроля ссылочной целостности данных

В отличие от электронных таблиц, Hyperion Pillar позволяет определять правила целостности данных, которые регламентируют ввод данных в определенные бюджетные строки и связывают эти строки с имеющимися справочными данными.

Отсутствие контроля изменений данных

Используя электронные таблицы, практически невозможно проконтролировать изменения данных и идентифицировать пользователей, ответственных за эти изменения. В отличие от электронных таблиц, Hyperion Pillar обладает встроенными возможностями контроля изменений данных и структуры бюджетной модели.

Отсутствие контроля версий

Отсутствие встроенного механизма контроля версий может привести к некорректности или неполноте данных, например, при консолидации различных версий бюджета. В отличие от электронных таблиц, в Hyperion Pillar реализован встроенный механизм контроля версий, который позволяет избежать подобных ошибок.

ВОЗМОЖНОСТИ АНАЛИЗА

Ограниченные возможности вариационного анализа (анализ "что-если")

Для полноценного вариационного анализа, модель должна включать в себя детальные бюджетные данные их зависимость от базовых предпосылок, которые были использованы при составлении бюджета. Это позволяет отслеживать влияние того или иного входного параметра на целевые показатели бюджета. При использовании электронных таблиц, как правило, большая часть бюджетных данных рассчитывается за пределами модели, после чего уже рассчитанные данные вводятся в систему вручную. Такой подход существенно снижает качество анализа "что-если".

Отсутствие многомерного представления данных

Организация данных в Hyperion Pillar позволяет пользователям просматривать бюджетные данные в различных аналитических разрезах, а также производить их агрегацию и детализацию, используя классификационные признаки справочных данных. Такая возможность отсутствует в электронных таблицах.

Отсутствие гибкости при построении отчетов

Электронные таблицы предоставляют пользователям ограниченные возможности реорганизации данных отчета, позволяя лишь корректировать расположение ячеек таблицы. В то же время Hyperion Pillar обеспечивает более гибкий механизм работы с данными - как за счет использования различных аналитических разрезов, так и за счет других преимуществ многомерного представления данных.

Подробности о продуктах Hyperion - на сайте www.hyperion.ru