Управляй с умом, или как правильно выбрать управленческую информационную систему

А.Кочнев, Е.Тарасова

Александр Кочнев,
Генеральный директор компании iTeam
Елена ТАРАСОВА,
руководитель направления по работе с клиентами компании iTeam

В последнее время электронная система бюджетного управления все больше привлекает внимание менеджеров российских предприятий. Распространено мнение, что это инструмент оперативного планирования, необходимый для финансовых директоров. Но наибольший выигрыш от его внедрения получают владельцы компании и ее топ-менеджмент.

В центре внимания акционеров и высшего руководства предприятия находятся такие ключевые показатели его деятельности, как отдача на вложенный капитал, прибыльность активов, производительность труда. Эти индикаторы показывают, насколько успешно действует предприятие. Если предприятие осуществляет несколько направлений деятельности, выпускает широкий ассортимент продукции, имеет свои подразделения в различных регионах, то данные показатели необходимо определять для каждого вида бизнеса, каждой группы продуктов, каждого территориального подразделения. Знание реального положения дел в различных направлениях бизнеса дает возможность принимать обоснованные решения о том, в какие направления целесообразно инвестировать финансовые ресурсы, от каких видов деятельности следует отказаться, какие структуры предприятия работают неэффективно и требуют внимания высшего руководства.

Такого рода знание необходимо, но недостаточно. Управлять - значит ставить конкретные цели, планировать, осуществлять контроль на основе утвержденных планов, анализировать результаты, сопоставляя их с плановыми показателями, выявлять причины отклонений и принимать решения, их устраняющие. Именно такой подход реализуется в технологиях бюджетного управления большинства успешных зарубежных и российских компаний.

Реализация этих принципов означает, что предприятие использует концепцию бюджетного управления. Внедрение этой концепции дает целый ряд дополнительных преимуществ, к числу которых относятся:

  • оперативное прогнозирование обеспеченности предприятия денежными средствами, улучшение ликвидности;
  • оперативное управление ресурсами предприятия, оборотными средствами, запасами, повышение эффективности их использования;
  • обоснование необходимости выделения финансовых ресурсов на различные направления хозяйственной деятельности;
  • оценка инвестиционной привлекательности различных направлений бизнеса;
  • мотивация персонала на достижение заданных показателей;
  • снижение накладных расходов на управление;
  • повышение "финансовой прозрачности" компании;
  • укрепление финансовой дисциплины.

Подводя итог, можно сказать, что внедрение системы бюджетного управления приводит к повышению эффективности деятельности предприятия. При этом эффективность понимается совершенно конкретно - как способность организации достигать поставленных целей, выраженных в виде финансовых показателей.

Кто, как и сколько

Система бюджетного управления дает наибольший эффект, если она построена на основе информационных технологий. В этом случае многократно возрастают возможности оперативной корректировки планов и внесения данных о текущих операциях, анализа планов и результатов их исполнения, рассмотрения различных сценариев деятельности организации. Основные преимущества автоматизации процесса бюджетного управления состоят в следующем:

  • оперативность получения необходимой информации;
  • аналитические возможности;
  • создание единого информационного пространства;
  • активная система оповещения об отклонениях;
  • снижение трудозатрат специалистов на поиск и обработку информации.

В настоящее время на российском рынке информационных технологий имеется достаточно широкий выбор программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию процесса бюджетного управления. Спектр их функциональных возможностей и стоимостных характеристик может удовлетворить потребности компаний, различающихся как по масштабам, так и по видам деятельности.

Российские системы вполне могут составить конкуренцию западным - как по функциональным возможностям, так и по технологическому уровню, однако они уступают им по известности и опыту внедрения. Кроме того, большинство российских систем имеет некоторые специфические особенности, не позволяющие напрямую сравнивать их с зарубежными разработками.

Стоимость российских программ (а также их внедрения) существенно ниже, чем у западных аналогов. При этом более низкая цена далеко не всегда означает худшее качество.

ОСОБЕННОСТИ ТЕХНОЛОГИЙ БЮДЖЕТНОГО УПРАВЛЕНИЯ:
  • Установление связи целевых показателей с планами, направленными на их достижение.
  • Установление соответствия между планами и фактическими результатами. Оперативный контроль отклонений и выявление их причин.
  • Обеспечение адекватности планирования. Соответствие разрабатываемых планов реальным возможностям предприятия и условиям внешней среды. Повышение оперативности внесения изменений.
  • Согласование различных направлений деятельности подразделений и проектов на основе единого скоординированного плана (бюджета).
  • Разграничение ответственности за результаты между руководителями различных направлений и уровней организационной иерархии.
  • Оценка и сравнение эффективности различных направлений бизнеса, его подразделений.
  • Применение сценарного подхода к планированию, оценка альтернатив.

BPlan

"Коробочный" продукт для бюджетирования, относительно недавно появившийся на рынке, имеет минимальную стоимость (из всех представленных в обзоре систем) и максимальную доступность в освоении и внедрении. Программный продукт BPlan используется для разработки, анализа и контроля исполнения бюджетов в небольшой или средней компании.

Основным достоинством "коробочного" продукта является возможность самостоятельно, без привлечения технических специалистов, моделировать систему бюджетов, осуществлять планирование с использованием формул и механизмов разнесения, консолидации и агрегации, а также анализировать данные на базе OLAP-технологий.

Практически все пользователи отмечают простоту и удобство работы с программой, приятный интерфейс. Дополнительным преимуществом системы являются развитые средства интеграции с Excel.

BPlan представляет собой уникальное сочетание простоты и гибкости с полноценным базовым функционалом, присущим развитым системам бюджетирования.

Пакет услуг поддержки пользователей BPlan включает - помимо консультаций по горячей линии и обновления версий - еще и экспресс-курс обучения работе с программой. Все услуги являются бесплатными в течение первого года использования программы.

Рекомендации:

BPlan подходит малым и средним предприятиям, для которых важное значение имеют гибкие возможности для моделирования и планирования бюджетов, а также средним компаниям, начинающим заниматься бюджетированием и имеющим несложную финансовую структуру.

BussinesBuilder PlanDesigner

Это, пожалуй, единственная российская разработка, которая может равноправно конкурировать с крупными зарубежными системами.

PlanDesigner имеет развитый функционал для построения системы бюджетов и расчета плановых показателей. По этому критерию PlanDesigner даже превосходит некоторые западные аналоги.

Преимуществом системы являются удобные средства графического отображения бюджетной модели и взаимосвязей бюджетов. В полной мере поддерживается всесторонний анализ данных - как с помощью технологии drill-down ("сверления" данных по иерархии), так и "по связям" между бюджетами.

PlanDesigner достаточно прост в освоении, удобен в работе и доступен для самостоятельного внедрения - при условии хорошего понимания заказчиком процесса бюджетирования и базового обучения по этой системе.

Рекомендации:

PlanDesigner можно рекомендовать как средним, так и крупным компаниям.

Инталев

Компания "Инталев" представляет на рынке два программных продукта для бюджетирования: "Корпоративные финансы" (КФ) и "Бюджетное управление" (БУ). Это скорее учетные системы с возможностями бюджетирования, нежели специализированные программы бюджетирования.

В качестве технологической платформы программных продуктов используется "1С". Их основной отличительной особенностью является бюджетирование на основе проводок, т. е. трансакционный подход (регистрация операций), присущий учетным системам.

"Инталев: Бюджетное управление" является чисто "коробочным" продуктом, обладающим минимальной гибкостью и настраиваемостью; он представляет собой готовое решение за небольшие деньги. Система "Инталев: Корпоративное управление и финансы" имеет больше степеней свободы, она более многофункциональна и, соответственно, стоит дороже.

Основным достоинством систем, предлагаемых компанией "Инталев", является тесная интеграция с "1С". Если на предприятии уже используется данная учетная система, использование продукта для бюджетирования на той же технологической платформе позволит исключить двойной ввод данных. Интеграция с учетной системой позволит автоматически, в оперативном режиме, контролировать фактическое исполнение бюджета после проведения тех или иных платежных операций.

В "Инталев: Корпоративные финансы" реализован "Платежный календарь", позволяющий в удобной форме планировать график платежей и поступлений с любой периодичностью (вплоть до ежедневных). Продукты имеют большие возможности для внедрения, хорошую поддержку.

К недостаткам программного продукта можно отнести то, что его технология фактически не позволяет реализовать полноценное бюджетирование. Требуется значительная детализация при формировании бюджетов и большое количество всевозможных настроек. Кроме того, "бухгалтерская идеология" программы представляет дополнительные трудности в работе с системами для персонала, не знакомого с ее спецификой.

Рекомендации:

Продукты "Инталев" можно рекомендовать компаниям, использующим "1С", для которых наиболее актуальными являются задачи автоматизации управленческого учета и оперативного бюджетирования.

"Контур Корпорация Бюджет"

Особенностью этой системы является то, что до недавнего времени она была ориентирована на поддержку бюджетирования в банковской сфере. В начале лета 2003 г. вышла версия системы для холдингов, в которой, однако, реализованы пока не все функциональные возможности (в частности, из трех основных бюджетов формируется только бюджет движения денежных средств); система не обкатана на этом сегменте.

Отличительной особенностью системы является ее построение на основе Хранилища данных. В Хранилище может быть собрана вся информация, необходимая для бюджетирования. Для расчета значений бюджетных статей можно использовать бюджетные документы, заявки, договоры, счета и пр. Для расчета фактического исполнения бюджета можно использовать собранные в Хранилище данные управленческого учета, в котором собирается информация из самых различных источников данных, использующихся на предприятии.

"Контур Корпорация Бюджет" обладает хорошими средствами контроля за исполнением бюджета: показатели его исполнения можно рассчитывать по формулам, вводить вручную в специальном интерфейсе системы, а также брать из Хранилища. В режиме контроля исполнения бюджета можно посмотреть пояснения по отдельным бюджетным статьям.

В системе имеются развитые механизмы разнесения (аллокации) общефирменных расходов по подразделениям (бизнес-направлениям). Расчет плановых и фактических аллокаций выполняется по предварительно заданной схеме распределения, в том числе по многоуровневой.

В "Контур Корпорация Бюджет" пока недостаточно заранее настроенных функций для поддержки процесса бюджетирования на предприятиях небанковской сферы. И хотя нет технических ограничений для их реализации, требуется достаточно большой объем программирования.

Рекомендации:

"Контур Корпорация Бюджет" находится вне конкуренции на банковском сегменте и в ближайшей перспективе будет хорошим решением для холдинговых структур, особенно использующих различные учетные системы и базы данных в разных подразделениях.

Что выбрать?

Говоря о выборе управленческой информационной системы (ИС), в том числе системы бюджетирования, хотелось бы остановиться на трех важных аспектах:

  • общие принципы автоматизации процессов управления;
  • как выбирать ИС;
  • кто должен выбирать ИС.

Принципы автоматизации

Автоматизация управленческих процессов - это лишь один из этапов сложного проекта по совершенствованию системы управления компании. В свою очередь, совершенствование управления напрямую связано с общей стратегией развития предприятия. Таким образом, невозможно рассматривать проект автоматизации в отрыве от этой стратегии.

Логика этой связи выглядит следующим образом:

Информационные технологии отнюдь не являются универсальным "лекарством от всех болезней". Зачастую проблемы предприятий состоят не в отсутствии информационного обеспечения, а в незрелости процессов управления, в отсутствии корпоративной стратегии.

Решающую роль в обеспечении успеха проекта совершенствования корпоративного управления - на базе информационных технологий - играет позиция высшего руководства. Очень важно участие, заинтересованность в проекте топ-менеджеров, а также четкое понимание ими тех управленческих задач, которые планируется решить в ходе внедрения информационной системы.

КАК ПРАВИЛЬНО ВЫБРАТЬ УПРАВЛЯЮЩУЮ СИСТЕМУ

Наиболее эффективный подход состоит в том, что выбирать управленческую информационную систему должны:
  1. Профессиональный CIO (Chief Information Officer). Его профминимум - знание бизнес-процессов своей компании, владение проектным менеджментом, программно-платформенные знания и способность все эти знания и навыки системно применять. Этот человек должен обладать стратегическим взглядом на бизнес и объединять в себе компетенцию топ-менеджера и специалиста по ИТ. СЮ возглавляет ИТ-департамент и обладает статусом заместителя генерального директора.
  2. Команда проекта, включающая топ-менеджера, специалистов-предметников (финансистов, экономистов, аналитиков), менеджера по ИТ.
  3. Специализированная консалтинговая компания (так называемые ИТ-консультанты). Возможно их привлечение не только к выбору системы, но и к реализации всего проекта. Такой подход (аутсорсинг) весьма распространен на Западе, а для России пока является экзотикой. ИТ-консультанты проводят предпроектное обследование у заказчика, выдают рекомендации по ведению проекта. Иногда они участвуют в переговорах с поставщиком решения и контролируют исполнение проекта. Фактически, компания-заказчик берет в аренду специалистов, которых у нее нет. При этом консультанты не зависят от поставщика и оплачиваются в зависимости от успеха своей работы на заказчика. Безусловное преимущество таких консалтинговых фирм состоит в том, что они уже имеют большое количество информации о системах, предлагаемых на рынке, успешных и неуспешных проектах, "подводных камнях" и "деталях, в которых кроется дьявол".

Как выбирать

При выборе системы важно учитывать общую концепцию развития ИТ предприятия.

Необходимо определить место внедряемой системы в корпоративной информационной структуре, ее связь и интеграцию с другими подсистемами - в том числе и с теми, которые будут приобретаться в перспективе.

Рекомендуемую последовательность работ при выборе информационной системы можно описать следующим алгоритмом:

  1. Определение приемлемого бюджета и сроков проекта.
  2. Выработка требований к системе на основе описания автоматизируемых бизнес-процессов.
  3. Знакомство с системами, отвечающим требованиям.
  4. Проведение тендера (возможно, разработка тестовых примеров).
  5. Выбор системы и компании, которая будет осуществлять внедрение.

Кому выбирать

На сегодняшний день вопросами выбора информационных систем в компании чаще всего занимаются две категории сотрудников:

  • менеджер по ИТ (как правило, ими являются либо системные администраторы, либо программисты);
  • высший менеджмент компании, основывающийся обычно наличных связях или рекомендациях.

Ни тот, ни другой вариант нельзя признать хорошим.

Сложность вопроса состоит в том, что проект автоматизации управления находится на стыке двух довольно разнородных областей: менеджмента и информационных технологий, а, следовательно, требует от исполнителей соответствующих знаний. Специалисты такой квалификации, к сожалению, являются большой редкостью.

В заключение хочется отметить, что, как правило, задача не сводится к выбору той или иной системы на основании даже самых подробных описаний и рекомендаций. Для того чтобы деньги, потраченные на приобретение и внедрение информационной системы, не оказались выброшенными на ветер, необходимо соблюдение целого ряда условий:

  • правильная диагностика текущего состояния и целей предприятия;
  • грамотная постановка задач внедрения ИС;
  • правильный выбор системы с учетом требований каждой конкретной организации;
  • профессиональное внедрение и сопровождение системы.

Только тогда выбранная вами информационная система станет действенным инструментом управления и повышения эффективности деятельности компании.