Возможности системы Adaytum e.Planning. Технология внедрения

А.Вавилов

Андрей Вавилов
Robertson&Blums Corporation

Характеристики бюджетной модели, создаваемой с помощью системы

Полноценное планирование бизнеса включает в себя планирование "сверху-вниз" и бюджетирование "снизу-вверх". Решение Adaytum e.Planning было специально разработано для того, чтобы упростить согласование интересов различных подразделений компаний и организаций и привести в соответствие планирование "сверху-вниз" и бюджетирование "снизу вверх".

Решение Adaytum e.Planning представляет собой систему для бизнес - планирования, предназначенную для сложной консолидации, планирования, разнесения результатов, прогнозирования, анализа и построения управленческой отчетности. Построенное на многомерных базах данных решение Adaytum e.Planning позволяет быстро производить одновременный и многомерный анализ "сверху вниз" и "снизу вверх" и быстро рассматривать несколько сценариев плана и бюджета.

Результатом внедрения этого решения является планирование с высокой степенью участия - в процессе бюджетного планирования участвуют все заинтересованные стороны.

Итеративный процесс формирования бюджета поддерживается функциями распределения, сбора и агрегирования данных, поступающих "снизу вверх". После того, как процесс согласования индивидуальных бюджетов завершен, данные консолидируются в режиме операционного дня, и утвержденные показатели фиксируются в системе, обеспечивая целостность управления изменениями.

Adaytum e.Planning может быть интегрирован с программными продуктами, в которых осуществляется учет, за счет архитектуры Windows DNA. Adaytum e.Planning может выступать как источник бюджетных показателей для внутренних модулей бюджетирования ERP-системах, а также может выбирать фактические учетные данные из этих систем для проведения контроля "план-факт".

Перечень основных характеристик бюджетной модели

  • Гибкость - способность создать модель финансового планирования и бюджетирования с учетом специфики бизнеса Заказчика.
  • Масштабируемость и учет организационной структуры Заказчика. Многопользовательская и многорегиональная система позволит вовлечь в процесс планирования необходимое количество сотрудников, находящихся в различных регионах, а так же постоянно и быстро собирать и обрабатывать данные от каждого участника процесса планирования с учетом организационной структуры и иерархии подчинения различных структурных подразделений.
  • Простота эксплуатации. Простота использования системы, обновления и поддержки модели позволит уделять больше времени анализу и обработке информации, чем сбору данных. Это обеспечивает возможность вовлечения в процесс планирования менеджеров, не обладающих специальными финансовыми знаниями, используя дружественный и понятный интерфейс.
  • Безопасность - обеспечение иерархического доступа к системе с использованием user-ID и паролей.
  • Система должна оперативно отражать необходимые изменения параметров бизнес-модели без дополнительного ручного вмешательства.
  • Возможность проводить анализ типа "что будет, если", включая периодический и скользящий анализы.
  • Сбор информации и заявок "снизу вверх" планирование и бюджетирование "сверху вниз".
  • Возможность Drill-down (отслеживания логических и математических связей между D-кубами).
  • Поддержка многовалютности.
  • Интегрирование основных бюджетов и отчетов о прибылях и убытках, кэшфлоу и баланса.
  • Совместимость с внешними системами, обеспечение обмена информацией с внешними системами для работы с фактическими показателями.

Основные модули системы Adaytum e.Planning

Adaytum e.Planningсостоит из трех модулей, каждый из которых оптимизирован в соответствии с распределением ролей участников процесса планирования:

  • e.Planning Analystобеспечивает финансовых менеджеров возможностями для определения процессов, моделей и информации, используемых в планировании, бюджетировании и прогнозировании, а также позволяет осуществлять эффективное распределение шаблонов между участниками процесса планирования.
  • e.Planning Contributorпредоставляет собой Интернет-шаблоны для сбора информации от сотен и даже тысяч участников процесса планирования. Шаблоны являются составными частями глобальной модели и строго настроены под ролевые функции того или иного участника процесса планирования. Модуль e.Planning Contributor не требует от пользователей дополнительного обучения.
  • e.Planning Reporterпредоставляет пользователям возможности доступа и обработки информации на основе разнообразных, построенных на основании отчетов, опций, а также публикации отчетов через Интернет.

Связь модулей и обмен данными в системе

При задействовании схемы планирования с широким участием пользователей Adaytum e.Planning Analyst можно определить структуру бизнеса, обозначив при этом ключевые показатели и информацию, необходимые для осуществления планирования, бюджетирования и прогнозирования. Adaytum e.Planning Analyst предоставляет пользователям возможности оперирования шаблонами без использования финансовой терминологии, обеспечивая тем самым обмен необходимой информацией между всеми участниками процесса планирования. Analyst также позволяет управлять передачей соответствующих шаблонов отдельным лицам и группам, безопасностью и поддержкой процесса передачи шаблонов, а также отслеживать движение соответствующих документов.

После создания шаблонов Analyst обеспечивает их передачу через информационный сервер в Интернете (IIS Web server) каждому участнику процесса планирования.

В процессе утверждения индивидуальных бюджетов Analyst агрегирует данные посредством ODBC импорта. С помощью Analyst пользователь может привести в соответствие планы, бюджеты и прогнозы в режиме реального времени и затем внести изменения в систему, отслеживая и управляя изменениями через Интранет или защищенную Интернет связь.

Contributor открывает шаблон бюджета для ввода данных и определяет тип данных и направление потока данных. Пользователям разрешено работать только с шаблонами, относящимися к их центру затрат, и вводить данные только в шаблоны, авторизированные для ввода.

Инструментарий пользователя

Модель системы e.Planning Analyst представляет собой связанный объект D-Cubes (многомерная таблица), в котором хранятся все данные модели. Объект D-Cubes строится на основе объектов D-Lists. Они определяют измерения объекта D-Cube. Данные переносятся между объектами D-Cubes и импортируются в объект D-Cubes посредством объектов D-Links.

Объект "D-List"

Объект D-List является измерением D-Cube и представляет из себя список элементов модели, сгруппированных по заданным признакам. D-List содержит форматы элементов формулы для вычислений и опции вычислений по заданным формулам. Вычисления бывают нескольких типов:

  • Арифметические действия
  • Логические выражения
  • Встроенные функции

Структура объекта D-List:

  • Элемент - Список элементов D-List.
  • Формат - Формат представления элементов D-List в D-Cube.
  • Расчёт - Ячейка для ввода формул вычисления значения строки D-List
  • (показывает тип вычисления).
  • Опции расчёта- Опции, используемые при вычислениях в "D-List".

D-List может содержать следующие элементы (аналитические разрезы):

  • Статьи прибылей и убытков
  • Временные интервалы
  • Организационную структуру
  • Товары
  • Контрагенты
  • Прочие разрезы аналитики.

Кроме того, D-list может содержать формулы для простых вычислений, являющихся исходными данными для более сложных вычислений, условные формулы (conditional formulas). Объект D-list может быть отформатирован различными способами.

Объект "D-Cube"

D-Cube (D-куб) используется для хранения данных в системе Analyst. Объект D-Cubeявляется базой данных, построенной по технологии псевдо-OLAP. Такой куб является многомерным эквивалентом таблицы или базы данных. Объекты D-Cube создаются из двух или более объектов D-List. D-Cube содержит данные, импортированные из внешних источников, введенные вручную или вычисленные на основе формул, записанных в "D-Lists", принадлежащих данному D-Cube. Выбирая измерения D-Cube, можно создать несколько срезов данных. Они могут быть рассечены для представления любой комбинации строк и колонок, причем в отличие от таблиц, существует возможность доступа ко всем измерениям объекта D-Cube.

Объект "D-Link"

Объекты для связи данных D-Link используются для обмена данными между объектами D-Сube, или ввода в модель данных из различных источников. Кроме того, они позволяют четко определить то, как данные в источнике соотносятся с данными в целевом объекте. Источниками могут быть объекты D-Cube, ASCII файлы, или ODBC.

Объект "e-List"

e-list (e-лист) -объект D-лист с описанной иерархией доступа работников Заказчика к информации, представленной в системе бюджетирования, используемый в модуле Contributor.

Библиотеки моделей

Библиотеки используются для хранения моделей программы Adaytum e.Planning. Для каждой модели (части модели) в системе должна быть создана отдельная библиотека. Каждая библиотека содержится в собственном каталоге, который находится в каталоге Windows. Каждая библиотека имеет уникальный номер в программе Adaytum e.Planning.

Объект "A-Table"

A-Table (Таблица распределения) - таблица распределения описывает связь элементов двух D-Листов и используется в D-линках для передачи данных между D-кубами. Таблица распределения используется для упрощения процедуры связывания D-листов в D-линках, когда один и тот же набор связей используется много раз.

Макросы

Macro (Макрос) - набор команд, записанных и сгруппированных в необходимой последовательности, представленный в виде одной команды. Макрос используется для автоматического выполнения списка инструкций за один шаг.

Bif - функции

Специальные встроенные функции, установленные для выполнения сложных, часто повторяющихся расчетов.

Технология построения бюджетной модели и внедрения системы Adaytum e.Planning

Внедрение системы Adaytum e.Planning требует формализованного подхода к управлению проектами, поэтому мы используем проверенную методологию внедрения Adaytum Implementation Methodology (AIM), что и позволяет нам добиваться успеха.

Существует три типа внедрения e.Planning:

  • Прямое внедрение - e.Planning непосредственно заменяет использовавшуюся ранее систему.
  • Модульное внедрение - e.Planning заменяет элементы используемой системы модуль за модулем.
  • Параллельное внедрение - e.Planning внедряется, но некоторое время еще продолжается использование предыдущей системы.

Стандартная методология AIM, состоит из семи этапов:

1 этап

ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ - заключается в формировании и подготовке команды специалистов, которые будут осуществлять работу на проекте.

Он включает в себя ознакомление специалистов с требованиями клиента и клиента - с методологией внедрения Adaytum Implementation Methodology. Этот этап является одним из ключевых, так как знание общего "языка Adaytum" будет полезным при совместной работе над дизайном системы, подготовке тренинга для сотрудников клиента и т.д.

2 этап

Информация, полученная на первом этапе, используется при проведении этапа ДИЗАЙНА при внедрении e.Planning. Поскольку элементы существующей у клиента системы никогда полностью не заменяются или дублируются, фаза дизайна всегда включает определение сильных и слабых сторон действующей системы. Целью e.Planning является обеспечение поддержки обоснованных решений менеджмента, и консультанты Adaytum работают с заказчиком для определения наилучшего, наиболее эффективного пути предоставления информации и возможностей в соответствии с потребностями организации. На данном этапе создается и утверждается техническое задание, содержащее все основные требования к создаваемой системе.

3 этап

На уровне ПОСТРОЕНИЯ дизайн воплощается в реальную систему. Этот этап включает в себя построение и тестирование модулей, составляющих систему, разработку интерфейсов к другим системам, определение макетов экранов и отчетов, и налаживание системы безопасности (защиты).

4 этап

Следующим идет уровень ТЕСТИРОВАНИЯ, в котором определяются требования к тестированию, проводятся соответственные тесты, оцениваются и документируются результаты.

Весьма гибкие средства e.Planning позволяют процессу внедрения изменятся в соответствии с потребностями вашего бизнеса, но при этом каждый проект должен иметь ясное определение целей теста, основываясь на конкретном этапе проектирования. Тестирование включает проверку ожидаемых результатов и тестирование интерфейсов конечных пользователей.

5 этап

После успешного тестирования готовится системная документация для перехода на этап СДАЧИ. Содержание этой документации определяется

в зависимости от сложности системы и ваших потребностей. Документация становится базисом для тренинга отдельных пользователей и служит как справочник для аналитических и технических служб предприятия. В отличие от тренинга, проводимого на организационном этапе, обучение на данном уровне является более специализированным, учитывающим специфику решаемых задач и базируется на характеристиках завершенной системы.

6 этап

На этапе ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ уже определенная и оттестированная система готова к работе с конечными пользователями. На этом этапе в готовую систему вносятся окончательные изменения с учетом опыта использования.

7 этап

После окончания бизнес цикла с использованием Adaytum e.Planning, на этапе ОЦЕНКИ И УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ собирается информация с целью определения возможностей дальнейшего усовершенствования системы. До перехода на следующий цикл планирования составляется расписание необходимых усовершенствований и демонстраций новых свойств e.Planning.