Вам подарок!

КНИГА «Как внедрить бизнес-процессы»!

Программа адаптации - пора начинать!

А.Симонова

Алена Симонова
Консалтинговая компания ITeam

Справка о компании

Издательский дом "Алтапресс" существует с 1990 года. Основные направления деятельности: СМИ и полиграфия. В настоящее время "Алтапресс" выпускает семь газет и два журнала. В структуре компании находится три издательских группы и типография, а также службы обеспечения. Флагманом "Алтапресса" является газета общего содержания "Свободный курс".

Миссия компании: Удовлетворение потребностей общества в получении объективной информации через создание независимых СМИ для достижения достойного уровня жизни и самореализации.

Основные ценности:

  • устойчивое развитие;
  • безупречная репутация;
  • высокий профессионализм;
  • командный дух;
  • забота о персонале;
  • демократия и стабильность в России.

Служба персонала существует в компании с октября 2002 года.

Программа адаптации новых сотрудников действует с 1 апреля 2003 года.

Нет, это не больно!

В своей ежедневной работе столкнулась с тем, что люди, а точнее новые сотрудники, при слове адаптация как-то нервно поеживаются. Не все конечно. Некоторые молодые специалисты понимающе кивают, начинают задавать уточняющие вопросы. Но, таких единицы - не избалован наш народ целенаправленными, продуманными программами, прописанными обязанностями и прочей атрибутикой регулярного менеджмента.

Поеживается сотрудник и не знает, что в этот самый момент адаптация уже происходит: он начинает приспосабливаться к компании, а компания потихоньку, прямо сейчас вводит его в должность. Происходит встречное движение: в период испытательного срока компания создает сотруднику все условия для профессионального раскрытия, демонстрации своего творческого потенциала и оценивает, насколько проявленные способности к профессиональной и социальной адаптации удовлетворяют требованиям, а самое главное, насколько близки стали сотруднику ценности и внутренняя культура компании.

Почему же предприятий, где действует программа адаптации, единицы? Ведь то, что дело это нужное, важное и полезное - уже почти интуитивно доказуемый факт. Опыт многих компаний наводит на одно размышление: почти любую гениальную идею можно успешно похоронить в аккуратной новенькой папке с надписью, например, "Адаптация". Причем, сделать это гораздо проще, чем воплотить в жизнь новорожденную программу или проект.

Как изобретают велосипеды?

Программа адаптации новых сотрудников реализуется в ИД "Алтапресс" уже около года. Постоянно корректируется, усовершенствуется и, по нашим наблюдениям, постепенно становится частью культуры организации. Мы хотим поделиться с коллегами нашим опытом внедрения, чтобы облегчить изобретение велосипеда.

Исходная ситуация

Еще до появления в структуре "Алтапресса" службы персонала действовало Положение об адаптации, обязывающее руководителей всех уровней адаптировать новых сотрудников, а также были прописаны основные крупные шаги программы. Однако системно и результативно программа работать не начала. Руководители блуждали в тумане слишком общих требований и воплощали в жизнь каждый свое и по-разному, а то и вообще ничего.

После нескольких бесед с менеджерами нам удалось сформулировать причины "провала":

  • шаги, прописанные в программе, были слишком общими: руководителям необходимо было самим их детализировать, выдумывать, формулировать, что при дефиците времени часто не выполнялось;
  • не было активного, системного внедрения, то есть можно было «сачкануть»;
  • не было контроля за реализацией программы.

Тем не менее, несомненная польза данного этапа была в том, что за этот период в умах менеджеров сформировалась готовность к реализации программы, возникло определенное информационное поле.

Внедрение программы

После того, как программа была разработана, началось ее внедрение. В начале, естественно, возник формализованный план, рожденный из многочисленных вопросов: Как все учесть? Как доходчиво и полно объяснить? Как заинтересовать? Как сделать, чтобы заработало? Было принято три решения:

  1. Подготовим полный пакет документов для руководителей высшего и среднего звена, в который включим:
    • краткую характеристику программы;
    • поэтапное описание программы;
    • бланк адаптации (Приложение 1).

Выдадим пакет документов руководителям всех уровней для ознакомления за несколько дней до проведения учебы по программе.

  1. Разработаем план учебы для менеджеров (Приложение 2).

Одним из ключевых моментов данного этапа стало создание электронной презентации по программе адаптации (см. ссылку «Презентация для менеджеров: этап внедрения программы»).

  1. Выработаем процедуры контроля реализации программы.

Функция контроля за реализацией программы была возложена на менеджера по персоналу. Так мне выпала роль «звоночка-напоминателя» или «липучки-требователя», которому необходимо контролировать соблюдение сроков заполнения руководителями промежуточных отчетов, а также всех необходимых документов для подведения итогов; организовывать процедуру подведения итогов по прохождению испытательного срока и т.д.

Все эти этапы были успешно воплощены в жизнь. Интересные результаты дало обсуждение плюсов и минусов программы в рамках учебы для менеджеров (Приложение 3). Выработанные позиции помогли наглядно увидеть перевес преимуществ реализации программы и создать конструктивный, рабочий настрой.

Сложности и их преодоление.

В ходе реализации программы мы столкнулись с рядом сложностей, среди которых хочется выделить момент, по нашему мнению, наиболее актуальный для издательств - адаптация журналистов.

Уже в самом начале мы столкнулись с прохладным отношением редакторов к адаптации своих подчиненных - журналистов. "Да зачем? Они же бывшие внештатники - уже все знают"- пожимали плечами наши творцы печатного слова. Еще один аргумент: "Невозможно прописать требования к творческой профессии". Поэтому в течение некоторого времени наши редакции находились в привилегированном положении и адаптация новых журналистов ограничивалась "Курсом ориентации" (информирование о компании).

В сложившейся ситуации службе персонала не хватало обратной связи, не было возможности отслеживать, что происходит там внутри. Чтобы не вызвать отторжения программы (что могло бы произойти в случае прямой обязаловки) было решено использовать стратегию постепенного внедрения. Первый ее этап - введение промежуточных отчетов руководителей. Этот шаг позволил косвенно отслеживать прохождение сотрудником испытательного срока.

Сделать следующий шаг нам помогло то, что в последнее время компания ведет целенаправленный поиск и отбор пишущих специалистов (журналистов, копирайтеров), причем часто без журналистского образования. С этими людьми реализация программы адаптации стала жизненно необходимой. Требования к должностям были прописаны, программа проведена полностью. Несколько таких прецедентов помогли найти подходы к редакциям и постепенно включить их в процесс системной и ответственной работы с новичками.

На зависть Мичурину

Программа постепенно приживается в компании, срастается с ней и начинает приносить результаты:

  1. Руководители и наставники, ощущая на себе ответственность за результат адаптации новичка, стали более внимательно подходить к их введению в должность.

  2. Началась работа по созданию "правильных" должностных инструкций.

  3. Сложилась особая система контроля за работой не только новых сотрудников, но и наставников, а также всех тех, с кем приходится взаимодействовать новичку в процессе работы.

  4. Работа по программе адаптации дает информацию для оценки самих менеджеров.

  5. Своевременно происходит освобождение от "ненужных людей".

  6. Качественное и всестороннее подведение итогов (особенно при успешном прохождении испытательного срока) повышает мотивацию сотрудника к работе.

Итак, запуск произошел, все системы работают нормально...

Смотреть как проект встает на ноги такое же удовольствие, как наблюдать за первыми шагами ребенка. А впереди длинная-длинная жизнь для того, чтобы оттачивать, совершенствовать, дорабатывать. И все ради того, чтобы лозунг "Мы одна команда!" вызывал у сотрудников не ироническую улыбку, а искреннюю гордость за свою компанию.

Приложение 1. Пример заполненного Бланка адаптации на должность копирайтера.

Бланк программы адаптации

Ф.И.О.:

Должность:

Подразделение:

Руководитель:

Наставник (куратор):

Период:

Иванова Екатерина Львовна

Копирайтер

ИГ 1

Темнова Светлана Петровна

Голубев Владимир Алексеевич

23.09.03 - 23.12.03г.

Курс ориентации

Задачи

Мероприятия

Сроки

Отв-й

Форма оценки

Получить целостное представление об Издательском доме "Алтапресс":

  • история развития компании, традиции;
  • миссия, ценности, цели;
  • организационная структура;
  • продукты и услуги компании;
  • действующие программы для сотрудников, социальные гарантии.

вводная беседа

презентация (экскурсия)

с исп. "Спр. сотр."

1-й день

по приглашению службы персонала

МП


МП

уровень информированности выявляется на запланированных встречах с МП

Получить информацию о подразделении и об особенностях должности:

  • рабочее место, коллеги;
  • руководители и специалисты, с которыми необходимо взаимодействовать по должности;
  • цели, задачи, роль подразделения в общей структуре организации, роль данной должности в производственном процессе;
  • должностные обязанности;
  • условия премирования, размер гонораров;
  • перспективы карьерного роста, если таковые имеются;
  • регламент работы, дисциплинарные рамки;
  • требования к охране труда и технике безопасности.

общение с руководителем (либо наставником)

с исп. Должностных инструкций, Положения о подразделении, Распорядка работы подразделения

1-й день

Р

или

Н

уровень информированности выявляется на запланированных встречах с МП

Встретиться с менеджером по персоналу для подведения промежуточных итогов адаптации.

встреча ?1

встреча №2

09.10.03

09.12.03

МП


Оценка сотрудника руководителем / наставником

(предоставление отчета руководителя/наставника менеджеру по персоналу)

отчет №1

отчет №2

отчет №3

09.10.03

05.11.03

09.12.03

Р/Н


Программа испытательного срока

За время прохождения испытательного срока к сотруднику предъявляются следующие требования

(что новый сотрудник должен узнать, освоить, сделать, возможно, развить в себе какие-либо качества)

Источник информации

Сроки

Оценка по 7-ми бальной шкале

Примечания по прохождению программы

Н

Р

Познакомиться с принципами редакционной политики и действовать в соответствии с ней.

Инструктаж Р,Н,

редактора

Сер. Октября




Усвоить и соблюдать технологическую цепочку сдачи материалов в номер.

Инструктаж ответ.

сек-ря

Сер. Октября




Соблюдать сроки сдачи всех материалов в номер.

Инструктаж Р,Н

Сер. окт




Ознакомиться и уметь пользоваться Базой данных клиентов ИД «Алтапресс», программой «Реклама».

Инструктаж Р

Конец октября




Овладеть базовыми навыками продаж:

  • знать и применять алгоритм продаж;
  • научиться вести беседу с клиентом (установление контакта, работа с возражениями, предложение альтернатив).

Инструктаж Р

Конец

октября




Знать читательскую аудиторию газеты «Свободный курс».

Инструктаж социологов

Сер. октября




Освоить работу с документацией:

  • научиться оформлять договоры на рекламное обслуживание;
  • научиться вести финансовую документацию (счета, счета-фактуры, акты приема-сдачи).

Инструктаж Н, Р

практика

Сер. Октября




Сформировать ежемесячный бюджет 35000 руб. и более

Практическая работа

Сер. декабря




*МП - менеджер по персоналу; Р-руководитеь; Н - наставник.

Оценка по итогам испытательного срока

Дата: 10.12.03г.

Состав комиссии: Голубев В.А., Темнова С.П., Захарова Н.А., Симонова А.Ю.

Приложение 2. План учебы по Программе адаптации для менеджеров ИД "Алтапресс"

1. Вводная: определение цели встречи, знакомство с концепцией программы и пр.

Задача: установить атмосферу взаимопонимания, настроить собравшихся на конструктивный рабочий лад.

2. Поэтапный разбор программы в форме компьютерной презентации (с пояснениями, дополнительными комментариями, ответами на возникающие вопросы и пр.).

Задача: сформировать у присутствующих четкое, ясное видение программы, устранить все неясности, продемонстрировать всю простоту и удобство созданной схемы.

3. Обсуждение плюсов и минусов, которые получает Алтапресс, внедряя данную программу.

а) генерирование плюсов и минусов в микрогруппах;

б) озвучивание и фиксирование;

в) дополнение списка пунктами, выделенными Службой персонала

Задача: продемонстрировать положительные моменты, которые может дать реализация программы для того, чтобы преодолеть возможный негативный настрой.

4. Итоги, выяснение настроя и готовности к действиям, напутствия и пр.

Приложение 3. Возможности и угрозы реализации программы адаптации

Возможности для организации

  • активное отслеживание профессиональной и психологической адаптации сотрудника в период испытательного срока дает возможность своевременного принятия решений (об увольнении, поощрении, внесении изменений в условия или организацию труда);
  • четко прописанные требования облегчают процедуру оценки профессиональной деятельности сотрудника в период испытательного срока;
  • испытания по окончании испытательного срока дают возможность вынести наиболее справедливое решение в спорных ситуациях;
  • разработанный Бланк программы адаптации экономит время на оформление, и, при этом, позволяет учитывать особенности подразделения;
  • информированность сотрудника, четкость предъявляемых требований, нормальные условия труда и внимание мотивируют сотрудника к качественному выполнению обязанностей;
  • происходит последовательное приобщение сотрудника к культуре организации, формирование единого командного духа компании;
  • введение системы адаптации формирует имидж продвинутой организации, идущей в ногу со временем, использующей современные тенденции управления персоналом, серьезной, заботящейся о сотрудниках;
  • полноценная реализация программы адаптации - повышение менеджерской квалификации руководителя;
  • наставничество - опыт руководства для перспективных специалистов, выделенных в кадровый резерв, постепенная их адаптация к руководящей должности;
  • уменьшение текучести кадров по причине неоправданных ожиданий приведет к сокращению времени на введение в должность каждого нового сотрудника и сократит издержки на поиск нового персонала;
  • продуманная и планомерная работа по адаптации персонала в период испытательного срока даст возможность сократить время выхода нового сотрудника на точку рентабельности.

Угрозы для менеджмента

  • на руководителей ложится ответственность за составление Программы испытательного срока, что потребует определенных временных затрат так как необходимо будет сформулировать требования к сотруднику, по которым будет оцениваться его соответствие должности,
  • организации необходимо обеспечить каждого сотрудника полноценным рабочим местом, для чего необходимы определенные денежные вложения и/или организационные действия;
  • больше времени тратят руководитель и наставник на взаимодействие с новым сотрудником;
  • ответственность на руководителе и компании за организацию труда сотрудника;
  • реализация программы не является стопроцентной гарантией предотвращения текучести кадров.

Возможности для сотрудника

  • сотрудник знает, куда он попал, и чего от него ждут - снижается уровень тревожности сотрудника, повышается уверенность в своих силах;
  • появляется чувство "что тебя ждали", причастность к команде, общему делу;
  • обеспечиваются нормальные условия и организация труда;
  • быстро и планомерно осваиваются профессиональные обязанности;
  • сотрудник защищен от самоуправства и необоснованных действий и требований руководства.

Угрозы для сотрудника

  • к сотруднику предъявляются требования, которые необходимо выполнять;
  • периодически человек оказывается под оценкой, что может вызывать определенный стресс;
  • меньше шансов использовать аргумент "я не знал", "мне не сказали", "меня не предупредили"

Презентация в формате MS PowerPoint для менеджеров на этапе внедрения программы адаптации.

Статья опубликована в журнале «Журналист» №1, 2004 г.

Вам подарок!

КНИГА «Как внедрить бизнес-процессы»!