Организация проекта внедрения процессного подхода

Марина Ступакова, Ольга Андреева

Организация проекта внедрения процессного подхода

Вы решили внедрить процессный подход у себя в компании: что делать и с чего начать?

Внедрение процессного подхода, как проект

Организовывать работу по внедрению процессного подхода лучше всего в виде проекта, у которого есть конкретные измеримые цели, входные данные и четкие понятные результаты. 

Организация проекта

Этап №1. Определение целей проекта

Внедрение процессного подхода в организации не может быть самоцелью, потому что сам по себе процессный подход – это просто управленческая технология, рабочий инструмент, который помогает более эффективно решать поставленные задачи.

Проведите рабочую сессию и ответьте на следующие вопросы:

  • Какая будет конкретная и измеримая польза от этого проекта?
  • Каких результатов мы хотим достичь, за счет внедрения в компании процессного подхода?
  • Зачем нам это нужно?

Формулируйте цель только с точки зрения бизнеса!

Целью может быть изменение конкретных показателей:

  • Повышение показателей товародвижения, оборачиваемости
  • Снижение запасов неликвидов на складе
  • Увеличения объема производства/ поставок и пр.
Пример №1:
Сейчас наша компания производит продукции на 20 млн рублей в месяц, а нам нужно производить на 30 млн рублей. Соответственно,необходимо организовать такую систему процессов, которая позволить достичь данных показателей и позволит решить поставленную задачу за определенный срок.
Пример №2:
Компания-девелопер выполняет в среднем сто проектов в год. Увеличить количество проектов не позволяют организационные ресурсы компании. Цель проекта внедрения процессного подхода к управлению: таким образом организовать процессы и структуру управления, чтобы можно было выполнять 200 проектов в год. При таком подходе понятно, на какие показатели бизнеса компания выйдет при выполнении такого объема работы.

 

Если цель проекта сформулирована в терминах бизнеса  (как именно внедрение процессного подхода позволяет эту задачу решить), тогда:

  1. Вы будете говорить на одном языке с собственниками и акционерами компании – языке прибыли.
  2. Появляются четкие измеримые критерии: добились/ не добились поставленных результатов, проект завершен успешно/не успешно (ведь вы можете выполнить все задачи в ходе проекта, но не достигнуть цели).

Этап №2. Формирование команды проекта.

Проект по внедрению процессного управления должен возглавляться и курироваться первым лицом компании, и в нем должна участвовать вся управленческая команда, потому что он охватывает все стороны деятельности организации.

Проект по внедрению:

  1. Это в принципе командная работа, это не задача одного человека.
  2. Обязательно курируется первыми лицами компании.
Только Генерал может привести армию в боевое состояние. Задача Генерала: внедрять, организовывать и оптимизировать структуру. Сможет ли справиться с такими задачами Сержант?
Многие руководители компаний ставят подобные задачи перед молодыми бизнес-аналитиками – в этом случае процесс просто обречен на неудачу.

 

Задачи руководителя проекта внедрения:

  • Управлять, отлеживать промежуточные результаты и контрольные точки;
  • Ставить промежуточные цели;
  • Определять, какие результаты должны быть достигнуты;
  • Координировать деятельность рабочих групп;
  • Поддерживать рабочее напряжение в проекте;
  • Постоянно отслеживать прогресс в процессе работы;
  • Мотивировать команду проекта  (поддерживать боевой дух и интерес);
  • Добиваться того, чтобы все, что запланировано - выполнялось в срок (соблюдение дедлайнов);

Этап №3. Разработка плана проекта

В качестве заготовки Плана проекта можно использовать «Дорожную карту внедрения системы управления процессами»:

Дорожная епрта

Обязательные условия, которые позволят довести проект до успешного результата

Условие №1. Внимание первого лица компании

Проект требует постоянного фокусированного внимания и твердой воли руководителя при проведении изменений. Ошибкой будет спускать курирование стратегически важного проекта на средний или нижний уровень управления.

Это должно быть сделано. Это будет сделано и это будет у нас работать. Только при таком подходе и таком внимании к проекту результат будет успешным.

Условие №2. Вовлеченность исполнителей процессов

В практике внедрения бизнес-процессов есть много случаев, когда в компании всё прописали, задачи поставили, внедрили, но потом ничего не исполняется и не работает. Это происходит, потому что все заинтересованные стороны не были вовлечены в процесс изменений, и постарались сделать всё, чтобы на практике это не работало.

Мало спроектировать и разработать – нужно, чтобы процессы выполнялись так, как задумано и написано на бумаге.

Сопротивление внедрению возникает в тех случаях, когда исполнителей принуждают выполнять регламент процесса «из под палки».

Саботаж может погубить все потенциально успешные начинания.

Для получения работоспособного результата, а не формальных схем (схемы никомуне нужны - они не работают) важно, чтобы те люди, которые участвуют в процессах, как исполнители, присутствовали в рабочих группах проекта.

Вовлеченность сотрудников

При внедрении любых нововведений нужно учитывать сопротивление изменениям: люди всегда найдут способ избежать того, что им не нравится, непонятно, новое, ведь старые методы работы привычны и понятны.

Правильный подход к внедрению процессного управления состоит в том, чтобыделать это не вместо кого-то, а вместе. Делать вместе с исполнителями на всех этапах проекта.

В этом заложен успех как на этапе проектирования процессов, так и дальнейших этапов работы: внедрения и реализации.

Условие №3. Следование методике внедрения процессного подхода

Здание строится определенным образом по проверенной методике: создается проект, затем закладываетсяфундамент, строятся стены, ставятся перекрытия, крыша и т.д. Построить надёжное здание по-другому –нельзя, оно просто не выдержит расчетных нагрузок.

Внедрение процессного подхода, точно так же: имеет свою логику, методику проведения изменений, четкий план, поэтапную документацию.При использовании проверенных методов вы с большей вероятностью получите запланированный результат.

Метки: