Вам подарок!

КНИГА «Как внедрить бизнес-процессы»!

Процессы и организационная структура

Марина Ступакова, Ольга Андреева

Процессы и организационная структура компании

После разработки организационной концепции компании, можно переходить к следующему этапу работы: идентификации отдельных процессов.

Главное назначение организационной структуры – обслуживание процессов компании

Организационная структура

1 Организационная структура группирует однородные компетенции, необходимые для выполнения процессов.

* Ответьте на вопрос: «Правильным ли образом ваша структура группирует компетенции, которые нужны для организации и выполнения процессов?

Процессы, как правило, указывают какие конкретно компетенции должны существовать в компании, для выполнения тех или иных действий. При появлении новых процессов появляются новые компетенции и новые центры ответственности. Например, при появлении в организации нового процесса «Исследование рынка», появляется необходимость в новых компетенциях.

2 Организационная структура обеспечивает беспрепятственное взаимодействие исполнителей входе процессов.

Например, разработка новых продуктов требует очень хорошего взаимодействия большого числа подразделений компании – отдел продаж, маркетинг, отдел дизайна и пр.

3 Организационная структура обеспечивает распределение отвественности за выполнение процессов.

* Проверьте: закреплена ли в вашей компании ответственность за выполнение каждого конкретного процесса?

4 Организационная структура обеспечивает распределение ресурсов, необходимых для выполнения процессов.

Сопоставив процессы с существующей структурой, чаще всего мыпридем к пониманию, что именно нужно дополнить, усовершенствовать или изменить, как перераспределить ответственность и полномочия.

Это один из самых важных результатов, который мы получаем, на ранних этапах внедрения процессного подхода, позволяющий улучшить управляемость компании.

Идентификация процессов 

Идентификация - это описание каждого из процессов, которые отражены в карте процессов, на своем уровне.

Идентифицируя процессы, вы можете прийти к уточнению оргструктуры, а потом опять вернуться к идентификации. Каждый из процессов на своем уровне идентифицируется по следующим параметрам:

  • Название процесса;
  • Краткое описание процесса;
  • Цель процесса;
  • Владелец процесса;
  • Ресурсы процесса (входы);
  • Поставщики процесса;
  • Результаты процесса (выходы);
  • Клиенты процесса;
  • Показатели процесса;
  • Исполнители процесса;

Итоговую информацию вы можете оформить в виде таблиц и схем.

Практический совет:

Проводите идентификацию процессов вместе с исполнителями, если вы заботитесь о развитии компании.  Сотрудники начинают понимать, из чего именно состоит их деятельность, кто является клиентом, как оценивается их работа. Возрастает мотивация, а также это имеет обучающий и воспитательный эффект.

На этом этапе, при наличии полной карты процессов и проведенной идентификации, можно наглядно увидеть, из каких основных процессов состоит деятельность вашей компании.

Пример идентификации процесса второго уровня 

Показатели процессов

Существует несколько видов показателей, которые характеризуют процесс с разных позиций:

  • Результативность;
  • Эффективность;
  • Производительность;
  • Качество;
  • Активность исполнителей;
  • Затраты ресурсов;
  • Прибыль.

Результативность процессов

Показатель результативности является мерой результата процесса, полезного для клиента.

 

Результативность можно измерять по следующим показателям:

  1. Число обратившихся клиентов;
  2. Объем продаж;
  3. Количество сделок;
  4. Объем выпуска;
  5. Срок доставки.

Эффективность процессов 

Эффективность процесса характеризует соотношение достигнутого результата и затраченных ресурсов.

 

Это показатель того, какой ценой достигнут результат. В качестве критериев оценки эффективности можно использовать такие показатели, как:

  1. Стоимость привлечения клиента
  2. Конверсия продаж
  3. Средний чек
  4. Себестоимость продукции
  5. Стоимость доставки

Производительность

Производительность процесса характеризует соотношение достигнутого результата и человеческих ресурсов.

 

Производительность – это интегрированный показатель конкурентоспособности компании. Наиболее конкурентоспособные компании имеют самые высокие показатели производительности.

Возможные критерии для оценки производительности:

  1. Объем продаж на одного сотрудника;
  2. Число обслуживаемых клиентов на сотрудника;
  3. Объем выпуска на сотрудника;
  4. Выручка на сотрудника;
  5. Прибыль на сотрудника.

Качество

Показатель качества отражает удовлетворенность клиента процесса результатом.

 

Существуют разные подходы для расчета этого показателя, вкаждом отдельном случае этот показатель будет считаться по-разному:

  1. Удовлетворенность клиента;
  2. Количество жалоб;
  3. Доля брака;
  4. Затраты на устранение брака;
  5. Число ошибок, неисправностей.

Промежуточные итоги

На этом этапе работы по внедрению процессного подхода, можно подвести промежуточные итоги:

  1. Вы идентифицировали стратегию компании;
  2. Сформулировали организационную концепцию;
  3. На основе организационной концепции -  уточнили организационную структуру компании и внесли в нее необходимые дополнения и изменения;
  4. Идентифицировали все процессы 2 или 3 уровня:
  • определили процессы;
  • определили взаимосвязи процессов;
  • определили критерии измерения этих процессов.

Сколько времени потребуется для достижения таких результатов?

На практике, согласованная и хорошо мотивированная управленческая команда, настроенная на достижение результата может сделать эту работу за 2 месяца.

В случае, если вам необходимо сначала  идентифицировать стратегию компании, а управленческая команда не достаточно согласована и мотивирована, вам может потребоваться 3-4 месяца.

 

Вам подарок!

КНИГА «Как внедрить бизнес-процессы»!
Метки: