Структура документации, регламентирующей процессы компании

Марина Ступакова, Ольга Андреева

Если на верхнем уровне (1-й уровень),  основных и вспомогательных процессов наберется порядка 20 процессов, то можно считать, что:

  • на 2-м уровне будет около 200 процессов;
  • на 3-м уровне  - около 2000 процессов.

Регламентировать сразу 2000 процессов не нужно.

После того как вы понимаете, из каких процессов состоит деятельность вашей компании, вы должны определить процессы, которые существенно влияют на результат компании. 

Этими процессами стоит заняться в первую очередь, с точки зрения оптимизации, регламентации и пр.

Логика работы – поиск самого «слабого звена». Устранили «слабое звено» - улучшили, оптимизировали процесс, укрепляем следующее звено. В этом случае отдача будет сразу ощутима в виде результатов, для компании в целом.

Поиск самого слабого звена системы

Действуйте последовательно, укрепляя звено за звеном, улучшая процесс за процессом.

Виды документов, регламентирующих процессы компании:

  1. Политики;
  2. Положения;
  3. Регламенты процессов;
  4. Инструкции исполнителей;
  5. Должностные обязанности;
  6. Требования к автоматизации.

Политики

Политики – документы, определяющие основные принципы действий компании в определенных функциональных областях деятельности.

 

Политики служат руководством к действию всех сотрудников в соответствующей функциональной области на стратегическом уровне:

  • Коммерческая политика;
  • Техническая политика;
  • Политика управленческого учета;
  • Политика бухгалтерского учета;
  • Политика развития человеческих ресурсов.

Положения

Положения – документы, определяющие общие методы работы и порядок действий для широких групп процессов; это документы концептуального уровня.

 

Положения предназначаются для руководителей высшего, среднего и нижнего уровней.

Регламенты процессов

Регламенты – это документы, определяющие методы и порядок выполнения определенных процессов.

 

Регламент описывает конкретный процесс, как последовательность действий.

Регламенты

Некоторые компании ограничиваются только основной схемой процесса, можно оформить регламент в виде таблицы.

Полноценный регламент имеет следующую структуру:

  1. Схема процесса;
  2. Описание процесса;
  3. Схема управления процессом;
  4. Функции исполнителей;
  5. Документы.

Схема управления процессов - это самый важный элемент системы контроллинга.

По тем показателям, которые отражаются в управленческой отчетности, владелец процесса может судить о том, как выполняется процесс.

Инструкции исполнителей

Инструкции – это документы, определяющие методы и порядок работы исполнителей в определенных процессах.

 

Инструкция – это инструмент для конкретного исполнителя, функции сотрудника  в каждом конкретном процессе, в отличие от регламентов. Регламент - это в большей степени инструмент для менеджера, кто управляет процессом.

Инструкции исполнителям

Должностные обязанности

Должностные обязанности – это документы, определяющие функции и область ответственности сотрудников.

 

Должностные обязанности определяются на основании анализа процессов и ролей исполнителей в этих процессах. Должностные обязанности предназначаются для сотрудников, занимающих соответствующие должностные позиции.

Должностные обязанности

 

Метки: