Концепция "виртуального" офиса в управлении проектами

В.Дикий

Дикий Владимир,
исполнительный директор ЗАО "Бюро финансовой
экспертизы и инвестиционного анализа".

Появившаяся в 1990 - х годах новая концепция организации работы предприятий - свободный или виртуальный офис (freestanding) основана на том, что главным критерием оценки работы сотрудника является не факт присутствия на рабочем месте, а результат. Если нет результата, то какая разница, где работа не сделана - в офисе или в другом месте. Реализовать эту концепцию стало возможно, во-первых, после появления современных информационных технологий и, во-вторых, снижения стоимости применения этих технологий в пересчете на час рабочего времени специалиста. Наиболее востребована эта концепция для консалтинговых и аудиторских компаний специалисты, которых, основную часть своего времени проводят на объекте у клиента, а постоянное место в офисе им нужно лишь один - два раза в неделю, а то и в месяц, несколько часов.

С учетом того, что клиенты компании могут находиться в любом конце России, возникает вопрос: «Насколько необходимо, чтобы специалист проживал обязательно там, где находится офис компании, и каждый день приходил в офис»?. Попытавшись ответить для себя на этот вопрос в процессе реформирования компании руководство консалтинговой компании ЗАО «Бюро финансовой экспертизы и инвестиционного анализа», пришло к новой модели построения своего бизнеса.

ЗАО «Бюро финансовой экспертизы и инвестиционного анализа» участвует в реализации программы реформирования энергетических компаний РАО «ЕЭС России» и ЖКХ. В связи с этим территория клиентской базы - вся Россия. Почему тогда и рынком труда для компании не сделать всю Россию. Московский офис становится управляющим, координирующим и информационным центром, а к решению задач в проектах по реформированию РАО «ЕЭС России» могут привлекаться специалисты в области стратегии, финансов, управления, маркетинга, информационных технологий, управления персоналом и т. д. независимо от места жительства. Любой специалист может предложить свои услуги компании независимо от места жительства и места работы, т.к. критериями его востребованности служат только знания, опыт и способность решать поставленные перед ним задачи. Мы считаем, что использование Интернет технологий позволит нам объединить лучших российских менеджеров и профессионалов для решения задач реформирования РАО «ЕЭС России». Инициировать и привлекать признанных экспертов, как частных лиц, так и организаций для использования в проектах лучших достижений мировой практики ведения бизнеса. Для этого надо связаться с нами по e-mail: info@finburo.ru или через сайт http://www.finburo.ru/question.asp.

Технически работа офиса строится на технологии корпоративного управления проектами по модели «Microsoft Enterprise Project Management». В качестве программной среды используется интегрированный пакет Microsoft Small Business Server 2000. На рабочих станциях используется система Microsoft Office System, созданная на основе привычных средств служб и программ для настольных компьютеров, разработанных для совместной работы по решению широкого спектра бизнес - задач.

В этой новой системе представлены структурные блоки для создания решений, которые помогут:

  • предоставить сотрудникам удобный доступ к данным, чтобы они могли лучше понимать суть возникающих проблем и предпринимать более эффективные действия;
  • улучшить способность сотрудников организации предвидеть изменения на рынке, управлять ими и предпринимать адекватные действия;
  • обеспечить эффективную и гибкую совместную работу проектных групп;
  • повысить производительность труда каждого консультанта и позволить большому количеству сотрудников участвовать в выполнении проекта независимо от места нахождения.

В основе системы - сервер Microsoft Project Server 2002, играющий роль сервера приложения. Microsoft Project Server позволяет хранить все проекты централизованно в БД, обеспечивает единые для всех проектов настройки и представления данных, единый пул ресурсов, разграничение доступа к данным и функционалу системы.

Менеджеры проектов и портфелей проектов используют приложение Microsoft Project Professional для планирования проектов и ресурсов, при работе пользователи подключаются к серверу Microsoft Project Server и используют не индивидуальные, а единые настройки, общие проекты и ресурсы, определенные администратором. Плюс появляются дополнительные возможности по управлению ресурсами и портфелем проектов.

Исполнители работ и заинтересованные участники проекта (руководители организации, функциональных подразделений, заказчики) могут зайти на веб-портал проектов Microsoft Project Web Access, с помощью стандартного веб-браузера Microsoft Internet Explorer. Веб-интерфейс позволяет участникам проекта формировать команды проектов, вводить фактические данные, просматривать весь портфель проектов, обмениваться документами и управлять рисками проектов.

Используя предоставляемые Microsoft возможности online обучения на сайте http://office.microsoft.com/home/default.aspx любой специалист быстро сможет освоить возможности предоставляемые Microsoft Office System 2003

Разработанная специалистами компании прозрачная и понятная для участников проекта система расчета себестоимости, позволяет учесть вклад каждого члена рабочей группы в выполнение проекта и выплатить вознаграждение, учитывающее сложность решаемой задачи и трудозатраты на ее решение. Таким образом, специалист может сам планировать, сколько он хочет трудиться и зарабатывать.

Мы считаем, что данная модель бизнеса будет выгодна и нашим клиентам, т.к. помимо повышения качества решения стоящих перед ними проблем мы сможем предложить и снижение стоимости выполнения проектов.