Распределения функций участников проекта с использованием семейства продуктов MS Project 2002

Г.Шараборова

Шараборова Г.К.
A-Project Technologies

Компания Microsoft предлагает новое решение для организации совместной работы, в котором сочетаются инструменты стандартного и профессионального выпусков Microsoft Project c мощью платформы Microsoft Project Server. Совместная работа и обмен данными обеспечивается благодаря веб-интерфейсу Microsoft Project Web Access.

Решение Microsoft Project 2002 позволит управлять проектами на всех стадиях управления:

  • инициация;
  • планирование;
  • реализация и контроль;
  • завершение.

Согласно известной методике PMI. Независимо от того, сколько этапов насчитывает процесс работы над проектом порядок следования всегда один и тот же. На каждом этапе выполняются определенные задачи и достигаются определенные результаты.

Для управления проектом обычно организуется проектная группа проекта. Построение системы управления проектом с использованием Microsoft Project 2002 позволяет  учитывать взаимодействие всех участников проекта.

В Microsoft Project Web Access определены следующие стандартные роли участников проекта:

  • руководители проектов;
  • руководители ресурсов;
  • руководители портфеля проектов;
  • члены группы;
  • ведущие сотрудники групп;
  • руководители организации;
  • администраторы.

Для каждой из перечисленных ролей предусмотрены стандартные шаблоны безопасности, которые представляют заранее определенный набор разрешений для доступа к данным проектов. Microsoft Project Server позволяет ввести дополнительные роли, например, субподрядчик, заказчик.

В данной статье в качестве участников проекта можно рассмотреть следующие  роли:

  • заказчик;
  • руководитель проекта;
  • члены проектной группы;
  • руководитель портфеля проектов;
  • субподрядчик.

В семействе продуктов MS Project 2002 для каждого участника проекта предусмотрен продукт или его функция, включающая коммуникации и документооборот для ведения проекта.  

В приведенной ниже таблице приводится соответствие участников проекта и продуктов семейства Microsoft Project 2002 в разрезе стадий управления проектом.

Матрица распределения функций участников проекта

 ИнициацияПланированиРеализацияЗавершение
Microsoft Project Web Access
Заказчик
  • Общение с руководителем проекта
  • Определение целей и предметной области
  • Назначение ответственных
  • Анализ проблем
  • Общие документы
  • Общение с руководителем проекта
  • Утверждение календарных планов и бюджета
  • Общение с руководителем проекта
  • Отслеживание прогресса и отклонений (отчеты в режиме реального времени)
  • Возможность анализировать стоимость
  • Отслеживание проблем
  • Утверждение изменений предметной области
  • Общение с руководителем проекта
  • Подтверждение сдачи работ
  • Контроль за окончательным разрешением всех проблем
Руководитель проекта

Microsoft Project Standard 2002
  • Создание обобщенного плана для предоставления заказчику
  • Разработка структурной декомпозиции работ и ввод сведений о работах
  • Создание подробного календарного плана
  • Назначение и планирование ресурсов
  • Отслеживание и корректировка плана
  • Обновление финального плана
  • Архивирование проекта
Microsoft Project Web Access
  • Общение с заинтересованными лицами и ведущими членами групп
  • Уточнение целей и предметной области
  • Идентификация рисков и ограничений
  • Публикация обобщенного проекта на веб-узле и делегирование полномочий ведущим членам групп по детализации этапов, вех
  • Общение с заинтересованными лицами и ведущими членами групп
  • Управление проблемами, отслеживание вопросов
  • План реагирования на риски
  • Организация Библиотеки для общих документов проекта и публикация документов на веб-узле проекта
  • Общение со всеми участниками
  • Отслеживание и утверждение хода выполнения членами группы
  • Управление проблемами
  • Утверждение изменений, возникающих в ходе исполнения и обновление веб-узла проекта
  • Обновление веб-узла проекта
Члены проектной группы

Microsoft Project Web Access
 
  • Просмотр проекта
  • Детализация задач проекта
  • Чтение документов
  • Отклик на вопросы (действия, риски, проблемы)
  • Доступ к документам проекта
  • Совместная работа с другими членами команды
  • Ввод информации в табель учета
  • Окончательное разрешение проблем
  • Создание документа об извлеченном опыте
Руководитель портфеля проектов

Microsoft Project Professional 2002
 
  • Моделирование альтернативных схем развития проекта
  • Разработка бюджета проекта
  • Разработка Отчета о движении денежных средств
  • Настройка корпоративных полей, ввод формул, обеспечивающих стандартизацию
  • Анализ плановых затрат и отклонений
  • Создание отчетов (включая на основе фактической выработки)
  • Прогноз затрат на стадии Завершения
  • Завершение всех фактических затрат
  • Оценка показателей (для будущих проектов)
  • Создание завершающего отчета
Microsoft Project Web Access
 
  • Общение с руководителем проекта
  • Общение с руководителем проекта
  • Общение с руководителем  проекта

Субподрядчики

Microsoft Project Web Access
 
  • Общение с руководителем проекта
  • Внесение предложений о сроках и длительности работ
  • Ввод информации о ходе работ
  • Реагирование на проблемы (риски, вопросы)
  • Доступ к документам проекта в части его касающейся
  • Совместная работа с членами команды и руководителем проекта
  • Утверждение окончательных сроков и бюджета по выполненным работам

Программные продукты семейства Microsoft Project 2002, используемые участниками проекта

Microsoft Project Web Access 2002
Заказчик/ Руководители организации
  • Обзор обобщенных отчетов
  • Оценка важных затрат
  • Обзор портфеля проектов
  • Доступ к информации и обмен ею

Руководители проектов
  • Отчеты в режиме реального времени
  • Утверждение прогресса
  • Опубликование документов
  • Отслеживание вопросов
  • Доступ к информации и обмен ею

Члены проектной группы
  • Просмотр назначений
  • Ввод прогресса
  • Совместная работа
  • Доступ к информации и обмен ею

Субподрядчики
  • Доступ к информации и обмен ею
  • Общение с руководителем проекта и членами группы
  • Ввод данных о своих работах и прогрессе

Microsoft Project Standard 2002
Руководители проектов
  • Создание календарного плана
  • Планирование ресурсов для проектов
  • Управление, анализ, отчетность по проекту
  • Обновление данных и внесение изменений в плане
Microsoft Project Professional 2002
Руководитель портфеля проектов
  • Разработка бюджета проекта
  • Моделирование изменений
  • Анализ тенденций

Основные роли участников проекта

Заказчик / Руководители организации

Известно, что причиной провала большинства проектов является несоответствие результатов ожиданиям заказчика. Web-интерфейс предоставляет заказчику возможность быть всегда в курсе всех проблем в режиме реального времени. Если, например, в силу наступления рисков, проект начнет выходить из-под контроля, то заказчик будет видеть, что группа делает все возможное для выхода из сложившейся ситуации. В атмосфере доверия и уважения к усилиям группы, заказчик может утвердить новые сроки, увеличить финансирование проекта и принять во внимание постоянно меняющиеся условия.

Руководители проектов

Главная обязанность руководителя проекта - сделать все, что обещано заказчику в нужное время и уложившись в бюджет. Новые технологии MS Project 2002 помогут раскрыть талант руководителя проекта, как организатора и координатора работ проекта. Вместо того чтобы искоренять недостатки текущей системы директивными методами, руководитель может назначить MS Project строгим контролером, ответственным за делегирование задач, отслеживание выполнения, регистрацию резолюций.

Члены проектной группы

Если обобщенный план проекта опубликован на сервере и к нему обеспечен доступ для членов группы, то их можно вовлечь в процесс разработки плана проекта. При создании расписания "снизу-вверх" исполнители сами оценивают длительность своей работы, и это повышает ответственность за выполнение работ в запланированные сроки. Возможность для совместной работы, часто является решающим фактором успеха проекта.

Руководитель портфеля проектов

Руководитель проекта может назначить руководителя портфеля проектов, который должен управлять затратами и наблюдать за финансовым "здоровьем" проектов, затратами, прибылью, движением денежных средств. MS Project Professional 2002 позволяет проводитьмоделирование изменений различных параметров проекта, а также представление результатов сравнений моделей руководителю проекта и заказчику на утверждение. От руководителя портфеля проектов требуется не только ясное представление о технологиях OLAP-анализа, но и умение выбрать из всех сведений доступных на MS Project Server, только действительно нужные.

Субподрядчик

Управлять ожиданиями субподрядчиков так же важно, как и ожиданиями заказчика. Часто субподрядчики получают сразу весь список работ при подписании договора, а потом вспоминают о нем лишь за день до выполнения работ. Настоящий успех ожидает проект, когда субподрядчики своевременно информированы о предстоящих работах. Поэтому своевременная рассылка электронных сообщений, организация доступа субподрядчика к сведениям проекта его касающимся - эти меры значительно повысят шансы проекта на успех.

Стадии  управления проектами

Инициация.

Цель этого этапа - согласовать с заказчиком концепцию проекта. На этом этапе в числе участников проекта выступают только руководитель проекта и заказчик. Они формирую важнейшие ограничения проекта - сроки, ресурсы и предметную область проекта. Заказчик и руководитель проекта согласуют цели проекта. Это этап, на котором и заказчик, и руководитель проекта определяют, стоит ли вообще выполнять проект.

Если на этом этапе удалось добиться консенсуса между заказчиком и исполнителями, можно переходить к следующему этапу.

Планирование.

Результатом этого этапа является подробный план проекта и бюджет. На этой стадии все участники проекта включаются в работу над созданием плана проекта. Для того чтобы система Microsoft Project могла рассчитать и создать рабочий график, нужно представить сведения о задачах, которые членам команды проекта и субподрядчикам нужно выполнять, об оборудовании и материалах, используемых для выполнения задач, а также о планируемых затратах.

На этом этапе каждый участник проекта должен сконцентрироваться на задачах, которые перечислены в таблице, чтобы успешно завершить процесс планирования и перейти к следующему этапу.

Реализация и контроль.

Цель этого этапа - выполнение работ проекта в соответствии с утвержденным планом. На этой стадии все участники имеют доступ к данным проекта. Члены проектной группы и субподрядчики отчитываются о фактическом ходе выполнения задач. Руководитель проекта должен вовремя определить проблемы и узкие места, отслеживать баланс загрузки ресурсов и устранять бюрократические препятствия. Поскольку заказчик платит, конечно, он тоже имеет право следить за ходом выполнения проекта. Совместный доступ к данным проекта позволяет мобилизовать все способности участников проекта.

Завершение этого этапа означает, что команда проекта и другие участники проекта согласны с тем, что реализованные работы отвечают целям и плану проекта и реализованы успешно.

Завершение.

На этом этапе необходимо сделать тщательнейший анализ всех решений, действий и усилий, сделанных в ходе проекта. Если заказчик принял результаты работ у руководителя проекта, если все акты сдачи-приемки работ субподрядчиков подписаны, если команда проекта тесно сплотилась в процессе работы и готова к новым свершениям, то можно говорить о том, что проект успешный.

Быть готовым к будущему можно только изучая прошлое. На этом этапе нужно не полениться и сделать качественный анализ достижений и недостатков проекта, довести информацию до заказчика, а также провести заключительное совещание по проекту и сдать документы в архив. Это позволит сотрудникам организации воспользоваться результатами в следующих проектах.