Active Planner

Epicor Software Corporation

Epicor Software Corporation

Составлять бюджеты "сверху вниз" и "снизу вверх"

Существует два основных способа составления бюджетов. Бюджет "сверху вниз" ("Top - down") составляется исходя из целей, поставленных руководством компании. Бюджет "снизу вверх" ("Bottom - up") предполагает, что планы деятельности подразделений компании передаются "наверх" для определения по ним финансовых целей для всей компании. Наиболее эффективным способом составления бюджета является сочетание этих подходов. Сначала, по принципу "сверху вниз", определяют общие цели, исходя из комплекса экономических и рыночных прогнозов, а также стратегии компании. Затем, на базе этих данных структурные подразделения создают проект бюджета и передают его руководству. Далее бюджет может уточняться в несколько итераций.

Active Planner позволяет составлять бюджет любым из вышеперечисленных способов. Он автоматизирует процесс передачи информации, управление процессом составления бюджета и сверки целей, переданных сверху вниз, с бюджетом, передаваемым снизу вверх. Система поддерживает любое количество итераций согласования бюджета.

Кроме того, Active Planner позволяет строить разветвленные структуры планов с неограниченным количеством уровней иерархии, которые могут задаваться самим пользователем (отделы, центры затрат, этапы проектов) и вложенных листов.

Консолидировать и распределять данные

Active Planner позволяет быстро и легко проводить операции распределения и консолидации для всех бюджетных таблиц, не занимаясь построением связей по формулам, как пришлось бы поступить при работе с обычными электронными таблицами.

Для проведения распределений "сверху вниз" можно воспользоваться функцией "Обработка плана", которая представляет собой единую процедуру для проведения всех операций консолидации, распределения и выполнения необходимых вычислений вверх и вниз по структуре бюджетного плана. Эта функция может использоваться для выполнения какой-то одной или всех возможных операций в любой момент времени. Кроме того, предусмотрена возможность работы с прогнозами, построенными на базе реальных данных, и затем на их основе создать бюджетные таблицы. Система производит объединение и распределение значений, анализируя идентификаторы строк, которые задаются на уровне бюджетной таблицы; иерархическая структура плана определяет, для каких таблиц данные должны распределяться "сверху вниз", а для каких - консолидироваться "снизу вверх".

Иерархическая структура данных, задаваемая с помощью функции "Бюджетное планирование", обеспечивает правильный порядок выполнения операций. Например, можно вводить плановое количество сотрудников в таблицу, вычислить соответствующую заработную плату, дополнительные льготы, а затем консолидировать полученные результаты. Предусмотрена возможность изменений по всему плану используя сценарий "что:, если:", и сохранить их в качестве новой версии.

Корректировать бюджеты

В прогнозы и бюджеты поправки вносятся в течение всего финансового года. Active Planner позволяет вносить коррективы непосредственно в процессе работы, сравнивая реальные результаты со значениями, предусмотренными в плане.

В любой момент можно просмотреть результаты вычислений, обновив значения выбранных ячеек или всей бюджетной таблицы, при этом система позволяет планомерно заменять плановые данные на фактические, например, предполагаемое количество проданных товарных единиц можно заменить на реально проданное количество для уже прошедших финансовых периодов; при этом все формулы, зависящие от этой величины, скажем, вычисляющие расходы на рекламу и продвижение товара на рынок, будут пересчитаны и изменены соответственно.

Вести "скользящий" бюджет

Active Planner поддерживает работу со "скользящим" бюджетом, суть которого состоит в том, что прогноз делается не до конца текущего года, а до конца отчетного периода, по истечении которого к бюджету добавляется план на новый период. Это существенно увеличивает эффективность работы компании.

Анализировать эффективность различных видов деятельности

Средства Active Planner позволяют определить стоимость различных видов деятельности. Посредством Active Planner можно перестроить работу компании таким образом, чтобы свести к минимуму или вообще исключить те виды деятельности, которые приводят к непроизводительным расходам.

Учитывать макро- и микроэкономические показатели

Active Planner позволяет работать с макро- и микроэкономическими показателями, используемыми для анализа деятельности предприятия.

Макроэкономические показатели - не зависящие от предприятия характеристики бизнес-среды. Такими показателями являются инфляционные корректировки, ставки налогов или количество платежных циклов в финансовом периоде.

Микроэкономическими показатели - количественно значимые показатели деятельности самого предприятия. Учет микроэкономические показателей и их соотношений позволяет изменять бюджетные таблицы, подставляя новые значения показателей.

Работать с бюджетными таблицами

Active Planner позволяет упростить составление бюджета для предприятия, используя привычные функции работы с электронными таблицами в сочетании с мощными средствами интеграции информации по всей компании.

Система Active Planner работает с интегрированным бюджетным планом для создания и ведения каждого элемента бюджета предприятия.

Система снимает ограничения, которые характерны для работы с обычными электронными таблицами, предоставляя пользователю среду работы, специально ориентированную на решение задач составления бюджета и планирования.

С помощью Active Planner можно автоматически создавать шаблоны бюджетных таблиц (модели). Операция распределения по запросу создает бюджетные таблицы для любой подчиненной иерархической структуры.

В бюджетных таблицах столбцы и строки ассоциированы с конкретными компонентами бюджета, таким, как номер счета "Главной Книги" Platinum SQL (основные типы данных - фактические сметные, нефинансовые), обороты и сальдо по счетам, разнесенные и неразнесенные операции, код проекта, код подразделения или построенным на их основе функциям. Помимо основных измерений бюджетирования,

Active Planner дает возможность использовать установленные пользователем дополнительные измерения: активы и персонал, заказчики и поставщики, категории продуктов и т.д.

Наряду с индивидуальными (простыми) измерениями, система позволяет задать ярусные и связанные в группы.

Ярусные измерения базируются на соответствии, установленном между измерениями индивидуальными, например, между различными столбцами данных и финансовыми периодами, как фиксированными, так и скользящими, а также охватывающими несколько финансовых лет.

Измерения можно также объединять в логически связанные группы, например, для того, чтобы поместить бюджетные и реальные данные рядом для сопоставления.

Столбцам можно также присваивать статус "начальный", изменение за период или "конечный", чтобы облегчить перемещение данных между финансовыми годами для построения баланса или составления бюджета по проекту.

Множество данных вычисляются с помощью встроенных функций: например, данные, относящиеся к работе с финансовыми периодами, такие как число рабочих дней в диапазоне периодов или число финансовых периодов, приходящихся на календарный год и др. Можно быстро производить такие операции как заполнение группы столбцов фиксированным значением, или значениями, увеличенными на определенный процент по сравнению с прошлогодними показателями.

Система дает возможность пользоваться комментариями к строке для того, чтобы отслеживать изменения в таблицах, расхождения, предполагаемые значения. Для каждого комментария хранится дата и время его создания, чтобы можно было проследить за процессом работы над бюджетом; кроме того, комментарии можно консолидировать или распределять.

Использовать данные других систем

Формулы Active Planner могут включать данные из других баз данных предприятия, поддерживающих стандарт OLE-DB или ODBC, таким образом, исключая необходимость импорта данных или ввода их вручную. Более того, из одной формулы можно обращаться к нескольким разным базам данных. Например, информацию об окладах сотрудников из системы управления кадрами можно комбинировать с данными о предполагаемом числе сотрудников из таблицы в формате Excel.

Active Planner позволяет использовать в плане электронные таблицы (например, Microsoft Excel) или их фрагменты, не прибегая к операциям экспорта и импорта. Например, для пользователя, работающего вне офиса, и отвечающего за узкий участок плана, можно создать шаблон в Excel, который, после ввода пользователем данных, будет автоматически непосредственно включен в иерархическую структуру плана бюджета. Присоединять можно как целые таблицы, так и диапазоны ячеек. Кроме того, можно воспользоваться встроенной процедурой экспорта для передачи данных в произвольное количество таблиц для последующего анализа.

Тесная интеграция с Platinum SQL обеспечивает соответствие плана счетов и финансовых периодов Active Planner данным модуля "Главная Книга" системы Platinum SQL, а также, используя формулы или прямой доступ к данным, позволяет устанавливать автоматически обновляющиеся связи бюджетных таблиц с фактическими данными в других бизнес-приложениях. Например, связь в "Главной Книге" с информацией по счетам и финансовым периодам (в сводном, детальном виде, до уровня проводок). В свою очередь, Active Planner может обновлять бюджетные или статистические величины в "Главной Книге" Platinum SQL, или осуществить экспорт этих данных в другие бизнес-приложения, используя "Открытую Интеграцию" (Open Integration).

Производить необходимые вычисления

Предоставляемые системой возможности для использования формул и проведению вычислений позволяют быстро включить в план информацию по всему предприятию, что устраняет необходимость производить экспорт или импорт данных.

Формулы могут состоять из неограниченного числа строк, соединенных между собой операторами (сложения, вычитания, умножения и деления), приоритет выполнения которых определяется с помощью системы скобок, и позволяют производить фактически любые математические операции. Каждая строка, в свою очередь, может указывать на балансы счетов, константы, запросы к внешним базам данных или значения из бюджетной таблицы.

Кроме того, функции копирования, переменные и глобальные формулы позволяют быстро создавать новые вычисления. Если уже определено вычисляемое выражение, нет необходимости в дублирующих действиях, достаточно всего лишь скопировать старое выражение в другую строку. Можно также задать глобальные формулы, которые будут доступны в любой бюджетной таблице, а использование переменных параметров , таких как даты окончания периода, номера счетов, сегменты счетов и определяемые пользователем величины позволяет проводить по одной формуле вычисления для нескольких составляющих бюджета одновременно и по одному выражению получать тысячи вычисленных значений.

В вычислениях может использоваться информация из нескольких компаний, даже если используются различные структуры счетов и периодов.

Active Planner содержит мощный механизм создания формул, позволяющих моментально произвести практически любые бюджетные вычисления. Неограниченное количество строк в формуле, каждая из которых указывает на балансы счетов, константы, запросы к внешним базам данных или значения из бюджетной таблицы, обеспечивает эффективность и гибкость системы.

Формулы могут брать значения из других бюджетных таблиц. В формулы могут включаться переменные, позволяющие использовать одну и ту же формулу для групп счетов, продуктов или периодов.

Анализировать данные

Интеграция Active Planner с внешними системами обработки операций позволяет осуществлять анализ расхождений в бюджете простым нажатием кнопки. Например, расчеты, основанные на предполагаем объеме продаж, могут быть скорректированы в любой момент, чтобы отразить реальные объемы, а возможность проведения анализа расхождения как в цене, так и в количестве товарных единиц позволяет принимать обоснованные решения.

Active Planner поддерживает технологию проведения анализа по сценарию "что:, если". Производимые одновременно вычисления дают возможность проанализировать различные сценарии в рамках одного листа плана, а опция сохранения неограниченного количества версий бюджетных таблиц позволяет анализировать изменения, коснувшиеся всего бюджетного плана. Кроме того, используя функцию перемещения объекта в новую позицию с помощью мыши (drag-and-drop), легко можно реорганизовать "дерево планов", получив, таким образом, возможность проанализировать возможные результаты реорганизации или расширения компании.

Контролировать статус бюджетных таблиц

С помощью Active Planner каждой бюджетной таблице можно присвоить определяемый пользователем код статуса (например: "П" - приостановленный, "У" - утвержденный и. т. д.), который в любой момент можно просмотреть и изменить. Кроме того, система отображает текущую версию каждой таблицы. Вся информация о внесенных корректировках, изменении статуса и операциях с планом бюджета выводится в отчете.

Использовать современные средства анализа и моделирования

Active Planner использует комплекс аналитических средств, поддерживающих технологию OLAP (динамический анализ данных) и предоставляющих возможность визуального представления данных. Система позволяет анализировать данные, организованные по иерархическому принципу по критерию важности. Данные публикуются автоматически из листов планов в OLAP-кубе, формируя, таким образом, итерационный анализ по различным срезам, иллюстрирующий структуру и выявляющий тенденции и исключения.

Составлять финансовые и аналитические отчеты

Active Planner может использоваться как средство составления финансовых и аналитических отчетов. Например, Вы можете создать предварительный финансовый отчет, для которого фактические данные по закрытым периодам берутся из модуля "Главная Книга" Platinum SQL. Запланированные результаты и формулы планов используются как основа для прогноза до конца отчетного периода, по истечении которого к бюджету добавляется план на новый период, составляя таким образом "скользящий бюджет", постоянно включающий в себя не менее 12 месяцев.

Листы бюджетных планов Active Planner можно использовать в дальнейшем для проведения углубленного финансового анализа, включающего денежные потоки и изменения показателей. Интеграция с Platinum SQL позволяет составлять еженедельные и даже ежедневные подробные и обоснованные сводки по движению денежных средств.

Бюджетные таблицы можно использовать для построения аналитических отчетов, например, финансового отчета "Финансовые Результаты - Прогноз", в котором для закрытых периодов будут использоваться реальные данные из "Главной Книги" Platinum SQL, а для открытых - вычисляемые значения из бюджета. С помощью бюджетных таблиц можно получать сводки по движению денежных средств отчеты по проектам, или отчет по основным планово-экономическим показателям.

Разграничивать доступ к информации

В Active Planner предусмотрено несколько уровней доступа к данным для обеспечения контроля над планированием бюджета. Самый высокий уровень занимает "Главный Менеджер по Планированию", который может контролировать все аспекты планирования бюджета и управлять работой над всеми входящими в план таблицами.

Поскольку бюджет предприятия предполагает наличие нескольких контролирующих его лиц, Active Planner позволяет присваивать нескольким пользователям статус "Менеджера по Планированию". "Менеджеры по планированию" выполняют те же операции, что и "Главный Менеджер по Планированию", но для отдельных участков плана бюджета. Например, менеджер по региональным продажам может вести работу по составлению прогноза продаж по нескольким региональным торговым представительствам.

Кроме того, "Менеджер по Планированию" может присваивать статус "Планировщика" или "Рецензента" другим пользователям. "Планировщик" может осуществлять все операции по работе с бюджетными таблицами, кроме назначения прав доступа. В свою очередь, "Рецензент" имеет доступ к таблицам в режиме "только для чтения".

Выводить данные на печать

Система обеспечит профессиональный вид документов, выведенных на печать. В распечатках бюджетных таблиц можно использовать различные элементы форматирования - шрифты, рамки и выделения цветом. Система позволяет распечатывать комментарии, исключить строки с нулевыми значениями, скрыть при печати определенные столбцы таблицы и задать общие колонтитулы, на которых будут выводиться название компании или бюджетной таблицы. Кроме того, система позволяет автоматически масштабировать результаты при выводе на печать в соответствии с размером страницы.

Система позволяет выводить на печать книгу бюджетных таблиц для любого фрагмента плана. При этом может обрабатываться как отдельный уровень структуры плана, так и вся подчиненная ему подструктура.

За более подробной информацией обращайтесь к менеджеру-консультанту
по телефону (095) 744-11-90  или по E-mail info@iteam.ru.